本文作者：鄭玲玲 單位：東莞市城建檔案館

為了更好地發(fā)掘城建檔案的價(jià)值，提高對公眾的服務(wù)水平。當(dāng)前，許多城建檔案館已開始著手跟蹤信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的最新發(fā)展成果，探索新的檔案利用手段，提高檔案的查全、查準(zhǔn)率。

一、城建檔案利用檢索中的難題

在城建檔案的利用檢索中，常常會遇到“有檔查不出”的情況，由于檔案無法通過檔案管理軟件檢索出來，那么在浩瀚的館藏中，這些檔案就變成了不能提供利用的“死檔案”，而造成這一問題，主要有以下三種原因：

（一）沒有必備的檢索條件

一般而言,在城建檔案利用查詢中，利用者提供的查詢條件,可分為必要條件和輔助條件。必要條件是指構(gòu)成檔案主體、名稱、形成單位、文號等的重要信息，如：建設(shè)單位、工程名稱、工程（施工）許可證號、備案證號等。輔助條件則是一種模糊的或建設(shè)中共有的特征信息。如：工程位置、設(shè)計(jì)單位、施工單位、建筑面積、建筑高度等。利用必要條件進(jìn)行檢索很容易查到所需檔案,然而，利用輔助條件來檢索，卻基本查不出檔案。

（二）工程變更信息未能及時更新

由于城市改造，道路升級、物業(yè)交易、住宅銷售等原因，有些建筑物、道路會因此而更名，而更名基本上都發(fā)生在建筑物的使用過程中，也即竣工檔案移交后，由于更名不需要在城建檔案部門備案，因此建筑物的使用名與工程名稱往往不相符，而利用者一般只知道使用名，不知道工程名。因此，在進(jìn)行檔案檢索時，利用者提供的查詢名稱與檔案保管的名稱就會不相符合，城建檔案館就會出現(xiàn)有檔案卻查不出來的情況。

（三）檔案著錄信息出錯

城建檔案的著錄信息一般包括五個層級，項(xiàng)目級、工程級、案卷級、卷內(nèi)目錄級、電子文件級。在項(xiàng)目級、工程級、案卷級的著錄中都包含有檔案檢索的必備條件，如果在檔案著錄時，與檔案檢索必備條件相關(guān)的條目信息錄入錯誤，那么檔案查詢時輸入的正確檢索條件就會與之不匹配，檔案也無法檢索出來。

二、GIS技術(shù)在檔案利用查詢中的引入

為了解決以上問題，并實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、可視化查詢，一種建立在GIS數(shù)據(jù)及城建檔案管理平臺基礎(chǔ)上的檔案利用查詢系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)讓無法檢索的檔案起死回生。

（一）GIS檔案檢索的概念GIS即地理信息系統(tǒng)（GeographicInformationSystem）是一個基于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）的分析和管理空間對象的信息系統(tǒng)。它是以地理空間數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)軟硬件的支持下，運(yùn)用系統(tǒng)工程和信息科學(xué)的理論，科學(xué)管理和綜合分析具有空間內(nèi)涵的地理數(shù)據(jù)，以提供管理、決策等所需信息的技術(shù)系統(tǒng)。在檔案利用檢索中，以電子地圖、電子航拍圖、電子紅線圖組成數(shù)據(jù)支持，通過綜合處理和分析指定區(qū)域地理空間數(shù)據(jù)的信息，獲取需要的信息，再經(jīng)過與普通檔案管理檢索系統(tǒng)自動連接，檢索出相關(guān)的檔案信息。

（二）GIS檢索是城建檔案輔助查詢的必然選擇

1.模糊查找的必然選擇

隨著人們檔案意識和維權(quán)意識的增強(qiáng)，城建檔案的利用也越來越多，檔案信息檢索過程中的模糊性查找也呈現(xiàn)出倍增的趨勢。在傳統(tǒng)檔案信息檢索過程中，由于檔案管理軟件的缺陷和檔案工作人員自身知識結(jié)構(gòu)、工作經(jīng)驗(yàn)的影響，雖然他們很努力想做好模糊查找工作，但卻常常猶如大海撈針一樣，無功而返。GIS檢索就是利用電子地圖、電子航拍地圖、網(wǎng)絡(luò)的海量存儲技術(shù)和GIS的圖層定位技術(shù)的檢索形式,在計(jì)算機(jī)檢索信息時系統(tǒng)進(jìn)行自動分析匹配，逐漸縮小檢索范圍，最終準(zhǔn)確的檢索出檔案。這樣既可以彌補(bǔ)檔案人員知識的不足，減少檢索誤導(dǎo)，又能極大地減輕利用者的負(fù)擔(dān)，提高檔案的查準(zhǔn)、查全率，緊跟信息時代的步伐，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和人本化社會里，實(shí)現(xiàn)利用者的需求。

2.利用需求的必然選擇

隨著城建檔案的廣泛向社會開放，利用者信息需求表達(dá)語言由專業(yè)化向自然化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案信息檢索過程是利用者信息需求的表達(dá)方式與信息系統(tǒng)標(biāo)引方式相耦合（匹配）的過程,而這種耦合是建立規(guī)范化專業(yè)語言的基礎(chǔ)上的。具體來說,利用者信息需求是用一定數(shù)量的規(guī)范性檢索詞來代替,同樣，系統(tǒng)中的每一條信息也是由一定數(shù)量的規(guī)范性標(biāo)引詞來代替。如果這二者相耦合，那么系統(tǒng)中的標(biāo)引詞所代替的信息就被命中，否則，系統(tǒng)中的標(biāo)引詞所代替的信息就不予承認(rèn)。在應(yīng)用過程中,這兩個“代替”大多成為利用者查找所需信息的障礙。第一個“代替”可能會導(dǎo)致不能準(zhǔn)確地表達(dá)利用者的信息需求。即利用者信息需求一旦經(jīng)檢索語言規(guī)范后，其需求意愿有可能發(fā)生變化,或被縮小,或被擴(kuò)大，甚至被改變,所得檢索結(jié)果則不完全符合甚至完全不符合利用者的要求,這樣就會產(chǎn)生較高的誤檢率和不滿意率。第二個“代替”亦然,或者不能準(zhǔn)確地表達(dá)系統(tǒng)信息本身，或者其本身包含的信息沒有被完全標(biāo)引出來,其檢索結(jié)果常常不能完全符合利用者的要求，同樣會造成較高的誤檢率、漏檢率和不滿意率。為此，需提出用其它技術(shù)解決第一個“代替”問題的方案，即運(yùn)用GIS技術(shù)來進(jìn)行檢索。

三、GIS技術(shù)在城建檔案利用檢索中的應(yīng)用

（一）檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)構(gòu)成圖

GIS檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)由電子地圖、電子航拍圖、電子紅線圖三種地圖的數(shù)據(jù)構(gòu)成，系統(tǒng)利用電子地圖中的城市區(qū)域、街道、廣場標(biāo)志性建筑、公園等的地理位置信息；電子航拍圖中的山體、綠化、湖泊等地形、地貌、街道、建筑物形狀、位置等影像地理信息；電子紅線圖中的用地單位、用地面積、用地形狀、工程地址、坐標(biāo)、土地性質(zhì)等地埋信息及數(shù)據(jù)組成GIS檢索系統(tǒng)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，來支持GIS定位檢索。

（二）工作原理圖

GIS檢索系統(tǒng)是以B/S結(jié)構(gòu)搭建的，它是在GIS數(shù)據(jù)管理及檔案管理平臺的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)電子地圖、紅線圖、衛(wèi)片航拍圖的圖層管理與查詢功能。系統(tǒng)提供雙向查詢功能，即提供由電子航拍圖或紅線圖查找相關(guān)的工程項(xiàng)目信息，或由相關(guān)工程項(xiàng)目的信息查詢定位到相關(guān)的地圖上；在已經(jīng)知道紅線圖位置的工程項(xiàng)目信息后，輔助查找歸檔后的相關(guān)的項(xiàng)目檔案，并將相關(guān)項(xiàng)目信息連接，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目相關(guān)詳細(xì)信息的查閱。

（三）GIS檢索的實(shí)現(xiàn)

通過圖層疊加，由GIS系統(tǒng)自動完成不同圖層之間的點(diǎn)對點(diǎn)對接，讓每一個圖層形成的結(jié)果都能成為下一個圖層的檢索條件，從而逐漸縮小查找范圍，使模糊查詢變成清晰查詢，至最終查找出檔案。操作流程是：在GIS檢索系統(tǒng)中打開電子地圖（第一個圖層），在圖層中檢索到待查建筑的區(qū)域位置，選取最接近建筑物的點(diǎn)，在電子地圖上取好點(diǎn)的位置打開電子航拍圖（第二圖層），此時系統(tǒng)會自動匹配，找出與電子地圖對應(yīng)點(diǎn)位置相關(guān)的航拍圖，在航拍圖中根據(jù)建筑物的外形、周邊環(huán)境等影像視覺效果，找到待查的建筑物，選中待查的建筑物并打開與之對應(yīng)的電子紅線圖（第三圖層），提取電子紅線圖中所包含的建設(shè)單位信息，作為檔案管理系統(tǒng)中的查詢條件，最終在檔案管理系統(tǒng)中找到待查的檔案。GIS檔案檢索系統(tǒng)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案檢索方式在可視化、模糊查詢方面的不足，為檔案管理利用拓展了一個新的方向。今天，GIS已被各行各業(yè)廣泛采用，每個領(lǐng)域里的專家都不斷地意識到按地理觀點(diǎn)思考的重要性，可以預(yù)想，隨著GIS在檔案管理中的逐漸應(yīng)用，以地理信息分析和城建檔案空間數(shù)據(jù)管理為主的GIS城建檔案集成管理系統(tǒng),將廣泛應(yīng)用于城建檔案管理中。未來，利用者們將暢享地理信息管理所帶來的優(yōu)越性和便捷性。