本文作者：胡韻琪 單位：廣東省中山市城建檔案館

公共關系在城建檔案中的作用

城建檔案館是具有很強的專業性和服務性的社會組織，我國的城建檔案管理事業起步較晚，但發展較快。城建檔案館為城市建設管理服務提供重要依據，具有服務性。城建檔案館需在社會其他群體和公眾之間建立一種良好的關系狀態，公共關系就變得不可或缺。公共關系有利于促進城建檔案的內外關系。城建檔案是由城市的規劃建設方面的資源和信息串聯而成，信息溝通與傳播是公共關系的特殊手段。組織與公眾之間的傳播溝通是公共關系的本質屬性，城建檔案館公關本質上就是進行有關城市建設信息的溝通。城建檔案工作每天都與公眾接觸，為城市各項建設服務，對外提供城建檔案的開發利用服務是城建檔案館的根本目的和職責。而在這一過程中，公眾同樣能接收到工作人員的信息，廣泛聽取意見，通過這種互相傳遞出的信息能促使公眾形成對其的印象和評價。城建檔案公關有于更好地協調內外關系，通過與公眾的接觸可以更好地找出不足之處，提高公眾對城建檔案工作的美譽度，從而樹立良好的形象，也能增強工作人員的內聚力，提高城建檔案館的價值。公共關系有利于促進城建檔案的輿論管理。

輿論是公眾信息的一部分，是一種集中的、強化了的公眾信息。任何組織都生存在特定的公眾輿論環境中，其行為既受到公眾的左右和影響，也影響和左右著公眾的輿論。因此，輿論壞境對城建檔案的發展有很大的影響。在缺乏對城建檔案館正確認識的情況下形成的一些負面輿論會對檔案工作的開展產生阻力。所以，我們必須建立和完善輿論，充分發揮公共關系的作用，通過有目的的活動，將準確的信息傳播給公眾，利用各種傳播媒介，向外界宣傳城建檔案的正面形象，去影響公眾的看法、意見、態度和行為，為城建檔案營造一個適宜和良好的輿論環境，更有利于日后的城建檔案發展。

如何運用公共關系于城建檔案工作

搞好城建檔案館的內部關系。城建檔案館工作人員主要面對主管部門的領導和自身部門的同事，要創造一個和諧愉快的工作壞境必須要運用公共關系來協調內部的關系。要使檔案工作更順利的進行，需要得到領導部門的認可與支持。為此，應該把握一切有利時機，開拓思路，與領導部門形成良好的關系。要尊重領導的意愿，了解主管部門的想法，掌握信息，并要積極主動地向主管部門匯報工作；日常要在工作上和領導多溝通，讓領導了解檔案工作的最新狀況，理解在城建檔案工作中遇到的困難和問題，引起領導的重視。要主動地接受主管部門的考核和請示工作，積極完成領導交代的各項任務，拓展工作領域，從而得到領導的支持和信任。城建檔案館正常運轉離不開各方面的協調溝通。而加強內部關系溝通的目的，是培養工作人員的向心力、凝聚力，培養其主體意識和形象意識。要想得到社會的認可以前，首先需要得到自己內部工作人員的認可，其次需要贏得內部工作人員的配合與支持。否則，將無法成為一個整體面對外部的公眾。每一個成員都是組織的細胞，他們對組織有機體的認同和信賴，是這個有機體得以存在的基礎。因此，良好的內部關系是城建檔案公共關系的一個起點。

要將全體工作人員組合成一個有機整體，就需要將內部工作人員視作傳播溝通的首要對象，尊重工作人員分享信息的權利，爭取他們的支持與理解，形成信任與和諧的內部氣氛。如果內部傳播有障礙，溝通不順暢，就會在內部產生焦慮、猜疑等消極情緒和現象。要避免這種情況的發生，就需要健全的傳播渠道，完善內部溝通機制，使工作人員在信息分享和感情溝通中與工作壞境融為一體。而在日常工作中，培養工作人員的公關意識，提高工作人員的素質，也是另一重點。工作人員的公關素質會直接影響到工作的質量。要使工作人員意識到檔案館的良好形象是靠全體工作人員一起樹立和保持的，引導他們主動的宣傳城建檔案的作用及各方面的成就，關心城建檔案館的形象與公關工作，并提高工作質量，以真誠的服務贏得公眾的知名度和美譽度。還要積極主動參加各類專業培訓，如進行禮儀語言、儀表、交談方式等培訓提高工作人員的公共態度和能力。對外宣傳、介紹城建檔案館的工作性質與成就，是城建檔案館公共關系中最主要的一項任務。城建檔案館需要通過全員公共關系來增強外張力。

每一個工作人員都是城建檔案館與外部公眾接觸的觸角，都處在對外公共關系的第一線；城建檔案館的整體形勢必須通過他們在各自工作崗位上的良好行為表現出來。公共關系的目標是追求較高的團體價值，既要塑造組織的良好整體形象，提高組織的社會地位，爭取較好的組織知名度和美譽度。要提高檔案館的知名度，增強社會對城建檔案的認識，使公眾能了解和支持城建檔案的工作。城建檔案館的宣傳工作不能局限于舊的傳統展覽模式，可以利用廣播、電視、報紙等媒介宣傳模式，也可以通過新式展覽這種綜合性傳播媒介引起公眾的興趣和關注。通過靈活地運用文字、實物、模型、錄像等多種傳播工具，圖文并茂，使更多人了解城建檔案的法律法規和工作內容，也使公眾對城建檔案館工作有充分的了解和正確的認識，擴大其在社會上的影響，增加知名度，實現內聚力和外張力的平衡和雙向的調節。城建檔案館在今后的發展過程中還將面臨更多的機遇和挑戰，我們要打破一成不變的城建檔案管理方法，取而代之的是運用新型的公共關系來進行管理。公共關系需要我們不停地學習和完善，才能使之能更好的運用于城建檔案事業。