管理部門對(duì)科研證書的上交歸檔規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)：有的單位雖然有相關(guān)的管理規(guī)定，但執(zhí)行不嚴(yán)，對(duì)于其他科研人員的項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)，需要提供證書才能兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)，但對(duì)與自己有利害關(guān)系的，只要已公布的成果或?qū)＠@獎(jiǎng)的項(xiàng)目，不需要提供相關(guān)的證書也能立即兌現(xiàn)。因?yàn)橐褍冬F(xiàn)相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)，科研人員對(duì)證書上交的積極性、主動(dòng)性不夠，雖然檔案部門進(jìn)行追問(wèn)要求歸檔，但科研人員敷衍了事，以至于證書散落在相關(guān)的人員手中，嚴(yán)重影響了證書類檔案的及時(shí)收集歸檔。科研證書大小沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形態(tài)不一：科研證書由于制發(fā)單位的不同，時(shí)間不同，所以規(guī)格不同，質(zhì)地不同，形狀不同，給歸檔造成一定的困難。如成果證書、獲獎(jiǎng)證書是科技部門頒發(fā)，專利證書是專利局頒發(fā)，品種審定或登記證書是農(nóng)業(yè)部門頒發(fā)，標(biāo)準(zhǔn)獲獎(jiǎng)證書是質(zhì)監(jiān)部門頒發(fā)，頒發(fā)的等級(jí)不同，有國(guó)家級(jí)的、有省部級(jí)的，有地市級(jí)的，還有縣處級(jí)的。沒(méi)有統(tǒng)一的證書標(biāo)準(zhǔn)，大小、顏色、厚度都不同，給歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)一定的困難。證書檔案類管理?xiàng)l件落后：存放證書類檔案的庫(kù)房沒(méi)有安裝空調(diào)、抽濕機(jī)等調(diào)溫、調(diào)濕度設(shè)備。特別是南方地區(qū)，春季梅雨氣節(jié)，氣候潮濕，證書受潮濕，容易變形發(fā)霉，夏天氣候干燥，證書紙張變黃變脆，容易造成損壞。還有證書經(jīng)常借出，人手潮濕或者汗水，證書也容易受損。此外，有的科研單位建立陳列室或榮譽(yù)室，將證書原件直接用于展示，由于缺少有效的管理甚或處于無(wú)人管理的狀態(tài)，使證書長(zhǎng)期處于太陽(yáng)光照射或潮濕的環(huán)境中，造成證書的損壞、丟失。特別是年代久遠(yuǎn)的證書，存放在玻璃的鏡框內(nèi)長(zhǎng)期暴曬，更容易損壞。

強(qiáng)化科研證書檔案管理，改進(jìn)管理方式

為保證科研證書類檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)科研證書類檔案的完整性，有必要強(qiáng)化科研證書檔案類的收集管理，筆者根據(jù)長(zhǎng)期從事科研檔案管理工作中一些經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為有必要做好以下幾個(gè)方面。

科研獎(jiǎng)勵(lì)與科研證書歸檔相掛鉤：各科研單位應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，制訂科研證書類檔案的管理規(guī)定，完善科研獎(jiǎng)勵(lì)制度。科研證書類檔案上交歸檔與獎(jiǎng)勵(lì)相掛鉤，要點(diǎn)是把科研證書的上交歸檔寫進(jìn)科研獎(jiǎng)勵(lì)制度，不管是誰(shuí)，沒(méi)有上交科研證書歸檔，沒(méi)有檔案管理人員出具的接收證書憑據(jù)，不能兌現(xiàn)相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)。理順科研管理部門、科研檔案形成部門、科研檔案管理部門之間的關(guān)系，形成一個(gè)相互關(guān)聯(lián)、相互制約、相互配合的聯(lián)合體，提高科研證書歸檔的積極性、主動(dòng)性。改進(jìn)接收管理科研證書類檔案的方式：規(guī)范接收科研證書類檔案，檔案管理部門變被動(dòng)為主動(dòng)。具體的做法是：一是接收證書類檔案要有移交檔案清單，有接收人、移交人，監(jiān)交人（科研管理部門負(fù)責(zé)人）的簽字，不上交證書類檔案就沒(méi)有移交清單，以免造成證書類檔案的丟失；二是各課題組上交證書類檔案之前必須將證書進(jìn)行掃描備份保存，目前科研證書類檔案是科研檔案中使用率最高的檔案，報(bào)項(xiàng)目、報(bào)獎(jiǎng)、報(bào)職稱等都使用到，為了減少科研證書借出的次數(shù)，保證證書的完整、安全，避免證書在借出過(guò)程中丟失損壞或者是出借太多而手上汗水的滲透而變黃、損壞等，規(guī)定在課題組移交證書前先進(jìn)行掃描，并將掃描件發(fā)給各個(gè)課題參加人保存；三是證書類檔案的借出歸還一定要做好登記，借出超過(guò)時(shí)限一定要及時(shí)追還，以免有的借出者忘記歸還而造成丟失、損壞等。

根據(jù)實(shí)際，科學(xué)合理進(jìn)行分類歸檔

單位大的，證書多的單位整理時(shí)一般以年為單位，例如獲獎(jiǎng)證書根據(jù)頒發(fā)單位從大到小，按國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、廳（局）級(jí)等按順序排列。專利證書、成果證書、品種審定、品種登記可按頒發(fā)時(shí)間順序排列。單位比較小，證書少的單位，可按5年或10年為單位，按獲獎(jiǎng)證書、成果證書、專利證書、品種審定、品種登記來(lái)排序，并按頒發(fā)時(shí)間順序來(lái)排列，并每一類證書作為一個(gè)卷宗。單位小，證書少的單位，也可不分類，按年度排序給檔案編流水號(hào)即可。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的應(yīng)用及檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，檢索檔案已不再繁瑣和復(fù)雜，因此，各單位可根據(jù)本單位的證書類檔案的多少等實(shí)際情況來(lái)編排歸檔。

統(tǒng)一“著裝”，合理規(guī)范編號(hào)

就目前的證書而言，專利證書都是國(guó)家專利局頒發(fā)，成果證書是科技部門頒發(fā)，品種審定、品種登記證書是農(nóng)業(yè)部門頒發(fā)，它們大小規(guī)格基本上都是相同的，都可裝入普通的檔案盒，但是獲獎(jiǎng)證書是由不同的單位或部門頒發(fā)的，有國(guó)家級(jí)的，省部級(jí)的，市廳（局）級(jí)的。它們的大小不一，長(zhǎng)度不一，目前普通的檔案盒是裝不下的，因此可根據(jù)現(xiàn)有的獲獎(jiǎng)證書必要跟檔案盒生產(chǎn)廠家訂制適合存放的大檔案盒用于放置獲獎(jiǎng)證書，以達(dá)到美觀、耐用、利于存放的目的。科研證書類的檔案號(hào)應(yīng)一證書一號(hào)，有的單位直接將檔號(hào)打在證書蓋有頒發(fā)單位紅章內(nèi)容的右下角處。筆者認(rèn)為，為保證證書的清潔美觀，檔號(hào)還是打在證書的背面的右上角比較好。證書編號(hào)與以各證書頭2個(gè)字的第1個(gè)大寫字母為標(biāo)志，如獲獎(jiǎng)證書，標(biāo)記為“hj”，專利證書標(biāo)記為“zhl”，成果證書標(biāo)志為“chg”，品種證書標(biāo)志為“pzh”，以頒發(fā)的證書的時(shí)間年月為依據(jù)，按已整理好的先后順序進(jìn)行大流水編檔排號(hào)。

實(shí)行電子文檔與紙質(zhì)文檔的雙重管理

計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，檔案管理軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，檔案工作管理的現(xiàn)代化裝備，也使得科研類證書檔案工作的管理更簡(jiǎn)便，可以做到快速準(zhǔn)確的查詢、檢索。而購(gòu)買高分辨率的掃描儀及配套的軟件。對(duì)科研類證書進(jìn)行掃描分類，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，對(duì)于申報(bào)項(xiàng)目、申報(bào)職稱等原因需要借用證書的，可提供證書電子文檔，減少證書借出次數(shù)，達(dá)到保護(hù)證書的目的。對(duì)于需要證書用于榮譽(yù)室、展示館展示的，只能用電子文檔彩印機(jī)打印用于展覽展示，嚴(yán)禁將原件用于長(zhǎng)期展示，避免證書類檔案的損毀、損壞、丟失。延長(zhǎng)證書類檔案的保存年限，保證科研證書類檔案的安全。對(duì)于紙質(zhì)證書原件，一定要妥善保管，千萬(wàn)不要因?yàn)橛辛穗娮游臋n而忽視對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，電子文檔是輔助管理手段，它永遠(yuǎn)代替不了原件。所以，必須加強(qiáng)對(duì)證書類檔案原件的管理，按照檔案庫(kù)房的基本要求，配備去濕調(diào)溫設(shè)備，安裝空調(diào)，除濕機(jī)，還要做好庫(kù)房的環(huán)境衛(wèi)生工作，做好防塵防火防曬，確保科研證書類檔案存放的安全。

本文作者：蘇美花 單位：廣西壯族自治區(qū)亞熱帶作物研究所