一、醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)狀

1.醫(yī)院人事檔案管理者主動(dòng)服務(wù)意識(shí)相對(duì)薄弱。一些人事檔案管理工作人員的思維模式尚未轉(zhuǎn)變，一直沿襲傳統(tǒng)的工作模式，在材料收集工作上缺乏主動(dòng)性、及時(shí)性，只是被動(dòng)的提供資料，不能與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)醫(yī)院人事檔案不能及時(shí)地進(jìn)行更新。許多醫(yī)院人事檔案管理人員對(duì)醫(yī)院的行政管理工作不熟悉，業(yè)務(wù)上也未進(jìn)行正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)，只能應(yīng)付簡(jiǎn)單的收集，裝訂等工作，人事檔案專業(yè)知識(shí)有所匱乏。這些對(duì)人事檔案的管理的質(zhì)量及服務(wù)產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。

2.醫(yī)院人事檔案資料分析整合少，利用效率低下。醫(yī)院的人事檔案資料是廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理工作者長(zhǎng)期從事醫(yī)療實(shí)踐活動(dòng)的結(jié)晶，具有較高的使用價(jià)值。而目前，大部分人事檔案僅僅提供了最基本的使用方式，即查閱原始紙質(zhì)檔案資料。其利用領(lǐng)域比較狹窄，檔案信息也處于一種被動(dòng)落后的服務(wù)狀態(tài)，不能很好地為醫(yī)院的管理提供服務(wù)。

二、醫(yī)院人事檔案現(xiàn)狀產(chǎn)生的原因分析

1.思想認(rèn)識(shí)不到位。在醫(yī)院人事管理工作中，人事檔案處于一種用起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，忙起來(lái)不要的尷尬境地。主要原因可以概括為以下兩點(diǎn)：一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、和資金投入不研究、不解決。很多醫(yī)院人事檔案管理人員都是兼職，其檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事較多，無(wú)法集中精力做好檔案管理工作。二是檔案工作者責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。有些檔案管理者身在其位，不謀其職，既不注重檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段。工作中怕麻煩，圖省事，不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

2.管理機(jī)制不健全，制度落實(shí)不到位，管理手段不嚴(yán)格。人事檔案管理缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理體制。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法重管理、輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，現(xiàn)代化管理水平不高，已明顯滯后于人事制度改革的進(jìn)程。雖然醫(yī)院檔案管理部門都有制定檔案管理制度，但在實(shí)際操作過(guò)程中力度不大，諸如不登記查閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時(shí)回復(fù)回執(zhí)單等情況時(shí)有發(fā)生，涂改、抽取、撤換檔案材料現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮。另一方面，隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，亟待進(jìn)一步修訂完善。

3.沒(méi)有建立現(xiàn)代化服務(wù)理念。醫(yī)院人事檔案的服務(wù)對(duì)象比較單一，一般都是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門。服務(wù)的手段和方法比較落后，一般僅限于查閱檔案原始紙質(zhì)材料，跟不上信息化建設(shè)的要求，更不能實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、微機(jī)檢索，無(wú)法達(dá)到資源共享的目的。

三、醫(yī)院人事檔案管理措施

1.更新觀念，加大投入。近年來(lái)，人事制度改革逐步深化，人事檔案在管理工作中發(fā)揮的作用也越來(lái)越大，不僅能滿足干部工齡認(rèn)定、工資制度改革等一般的日常性管理，還能為干部選拔、培養(yǎng)，人力資源的合理開(kāi)發(fā)利用等方面提供重要依據(jù)。因此，人事檔案作為一項(xiàng)重要的信息資源，醫(yī)院應(yīng)該得到相關(guān)管理人員的高度重視，工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式、工作模式，積極學(xué)習(xí)人事檔案管理新技術(shù)，挖掘人事檔案潛在利用價(jià)值，提高檔案利用效率，加大資金投入，完善配套設(shè)施，配備專業(yè)的檔案信息管理軟件，切實(shí)做好人事檔案的管理工作。

2.提高資源利用率，輔助醫(yī)院工作開(kāi)展。檔案管理的目的即開(kāi)發(fā)利用檔案資源。因此檔案工作人員在業(yè)務(wù)上要樹(shù)立以利用資源為中心的指導(dǎo)思想，努力做好檔案管理工作，為醫(yī)院發(fā)展和業(yè)務(wù)開(kāi)展作出貢獻(xiàn)，從思想上改變坐等上門的傳統(tǒng)方式，變被動(dòng)接受為主動(dòng)開(kāi)發(fā)，積極開(kāi)拓利用檔案資源的新途徑，主動(dòng)為醫(yī)院人事工作需要提供有效的人事檔案。除此之外，醫(yī)院在參與醫(yī)療衛(wèi)生市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)候要向檔案管理工作要效率，督促檔案人員在提供利用工作中為醫(yī)院以及利用者及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案資源和信息

3.培養(yǎng)人才素質(zhì)，提高管理質(zhì)量。（1）提高思想認(rèn)識(shí)。人事檔案工作人員要樹(shù)立為人民服務(wù)、以人為本的思想觀念，具備高度的責(zé)任感和事業(yè)心，在工作過(guò)程中能夠明辨是非，公私分明，通過(guò)過(guò)硬的思想認(rèn)識(shí)和專業(yè)知識(shí)去偽存真，摒棄虛假資料，以保證員工人事檔案真實(shí)、可靠、有效、完整。（2）增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)該具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守“五個(gè)是否”原則。即：材料是否在歸檔范疇、是否齊全、是否屬于本人、是否處理完結(jié)、是否重復(fù)，對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確分類、按序編排、編目清楚、裝訂整齊，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率總之，醫(yī)院人事檔案管理人員要徹底改變傳統(tǒng)的思維模式，深化認(rèn)識(shí)，健全制度，提高服務(wù)意識(shí)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)綜合開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息資源，使認(rèn)識(shí)檔案管理進(jìn)一步趨于現(xiàn)代化，科學(xué)化及規(guī)范化，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)增磚添瓦。

本文作者：王妍 單位：遼寧中醫(yī)藥大學(xué)附屬第三醫(yī)院