一、電子文檔的存檔與使用

電子文檔在歸檔前可以進行隨意的修改、復制、刪除等操作，可以進行多次復制，沒有次數的限制，在操作上比紙介文檔簡單、容易——只需要在計算機上通過相應的軟件來對文件內容進行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實性和原始性不會發生改變。電子文檔還可以對檔案上的小瑕疵進行修復，例如檔案因為時間的久遠，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過軟件進行修復，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經過修復后，保存就不再受到時間的限制了。

而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內容，比較耗時，不利于操作，當在抄寫時出現錯誤需要修改或者需要增加內容時，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會出現修改痕跡，對有價值的文檔轉化成檔案后會影響文檔的整潔。同時，紙介文檔保管時間長，會出現紙張發黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進行修復或修補，既費時也不利于檔案保存和利用。

二、電子文檔的儲存

電子文檔形成后可以存放在多種存儲介質，例如磁盤、光盤、移動設備等，而且必須在計算機上讀取、處理。電子文檔存儲在特定的存儲介質上，就可以在不同的時間、地點通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時間、空間的限制，但卻離不開計算機的軟硬件環境，只能在計算機上通過相應的軟件來進行讀寫。

但是電子文檔在儲存方面也存在一個比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當或違規進行操作，文件可能會因此出現損壞，甚至會丟失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術措施去保護檔案，如復制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時間到檔案館去查閱，比較耗時，不利于檔案的利用。

三、電子文檔的安全與保密

在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強對存儲介質的嚴格管理。由于電子文檔可以存儲于多種存儲介質，如光盤和移動硬盤等可以存儲大容量的電子文件；這些存儲介質都不受時間和空間的限制，可以在不同的計算機上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時，由于這些介質攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。

所以，我們需要不定時對信息系統進行檢查，確保檔案信息系統的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負責，實行專人專機使用，確保電子文檔的安全與保密；對于保存在電腦里的文檔，也要不定時進行備份或者拷貝到特定的存儲介質，如移動硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對比電子文檔好。

雖然電子文檔在存儲和安全管理中還存在漏洞，容易出現泄密或者丟失，但它可以不受時間、空間的限制，為查閱檔案提供了方便，大大地提高檔案的利用率，這也將是檔案管理的必然趨勢。

作者：麥玫瑰 單位：肇慶職業學校