一、電力建設(shè)項目照片檔案管理中存在的主要問題

(一)收集歸檔職責(zé)未明確

未明確電力建設(shè)項目照片檔案的收集、歸檔職責(zé)，未將責(zé)任制度落實到有關(guān)部門和人員，以致出現(xiàn)“人人都可以歸檔、人人都可以不歸檔”的現(xiàn)象。由于參與電力建設(shè)項目的建設(shè)單位、參建單位、監(jiān)理單位的職能分工不同，再加上照片拍攝者和管理者沒有明確各自的歸檔職責(zé)，所以大部分拍攝人員和管理者都沒有歸檔意識，造成了各參建單位都保存著很多數(shù)碼照片文件，如果建設(shè)單位檔案管理人員不及時與之溝通協(xié)調(diào)，組織收集這些照片文件，就很可能造成重要照片檔案的遺失。

(二)收集照片的質(zhì)量不高

照片檔案質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)是圖像的清晰度、飽和度和文字說明的質(zhì)量，文字總說明和分說明要詳細(xì)闡述照片所反映的情況，其質(zhì)量直接決定了今后的利用成效。電力建設(shè)項目照片檔案收集質(zhì)量不高主要表現(xiàn)在：重大事件和重要節(jié)點的照片未歸檔，照片取景角度不好，照片清晰度不夠，單位工程照片歸檔數(shù)量不夠等。

(三)系統(tǒng)整理不規(guī)范、整理方法不統(tǒng)一

照片檔案在歸檔前必須對照片文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，首先進(jìn)行分類，然后著錄六要素，最后編制卷內(nèi)目錄和移交目錄。有的單位在移交照片檔案時沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理，只是簡單地把照片復(fù)制給建設(shè)單位檔案人員，照片內(nèi)容重復(fù)，質(zhì)量也參差不齊，致使檔案管理人員不得不把這些資料再重新進(jìn)行篩選編排，刻錄光盤再歸檔。不少建設(shè)單位在編制電力建設(shè)項目照片檔案檔號時，在認(rèn)識上存在一些誤區(qū)，未從企業(yè)照片檔案管理的整體層面上考慮，將項目建設(shè)形成的照片檔案按項目檔案檔號編制方法編制檔號。這種情況造成的問題有：1.照片檔案檔號編制原則不統(tǒng)一，檔號的類目號，有的以年度標(biāo)識，有的以項目代號標(biāo)識；2.照片檔案管理缺乏連續(xù)性，不利于檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建立。一般檔案管理系統(tǒng)是按檔案種類建立數(shù)據(jù)庫的，如果檔號編制原則不統(tǒng)一，將會出現(xiàn)同一種類檔案要建立兩個數(shù)據(jù)庫，即一個為企業(yè)照片檔案數(shù)據(jù)庫，另一個為項目照片檔案數(shù)據(jù)庫，這樣就將企業(yè)照片檔案割裂成兩個部分。

二、做好照片檔案管理工作應(yīng)采取的對策

針對照片檔案管理工作存在的問題，必須采取相應(yīng)的對策，來規(guī)范電力建設(shè)項目照片檔案管理工作。歸納起來，主要有以下幾點：

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與，加大宣傳力度，提高對

照片檔案管理重要性的認(rèn)識針對目前所出現(xiàn)的建設(shè)項目領(lǐng)導(dǎo)和員工不重視照片檔案管理的情況，必須加強宣傳，提高建設(shè)單位和參建單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員對于照片檔案管理重要性的認(rèn)識。照片檔案的形成和發(fā)展貫穿于電力建設(shè)項目的全過程，見證了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，對于企業(yè)文化的形成起到了不可替代的作用。應(yīng)大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，使更多領(lǐng)導(dǎo)、照片拍攝者和檔案人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視紙質(zhì)檔案而忽視照片檔案，要從思想上切實把照片檔案管理作為一項重要的工作內(nèi)容來抓。

(二)建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔

案管理工作的前提和保證建設(shè)單位檔案室應(yīng)按照《照片檔案管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合電力建設(shè)項目的實際情況，制訂全面、合理的電力建設(shè)項目照片檔案歸檔制度，對項目照片檔案的歸檔職責(zé)、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質(zhì)量等提出切實可行、便于操作的具體要求，對照片檔案收集的程序和途徑作出明確而具體的規(guī)定，并制定相應(yīng)的獎懲辦法，這是做好照片檔案管理工作的前提和保證。通過歸檔制度把照片檔案收集的權(quán)威性樹立起來，從而建立起暢通的收集渠道，使照片檔案管理工作有章可循，步入制度化、規(guī)范化管理的軌道。

1.歸檔職責(zé)明確電力建設(shè)項目各參建單位的歸檔職責(zé)：建設(shè)單位工程部(或行政部)負(fù)責(zé)電力建設(shè)中重大事件和重要節(jié)點照片的拍攝和歸檔；施工單位工程部(或安質(zhì)部)負(fù)責(zé)施工過程中重要節(jié)點和重要工序照片的拍攝和歸檔；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督和檢查驗收等照片的拍攝和歸檔。

2.歸檔范圍明確各參建單位的歸檔范圍。建設(shè)單位的歸檔范圍：上級領(lǐng)導(dǎo)及省市級領(lǐng)導(dǎo)視察照片，建設(shè)項目基地原貌及奠基儀式照片，各類大型重要會議(如可研審查、初設(shè)審查、項目協(xié)調(diào)、重大招投標(biāo)、重大合同簽訂、重要節(jié)點質(zhì)量監(jiān)督檢查、機(jī)組啟動驗收、各種專項驗收、竣工驗收等)照片，重大設(shè)備到貨開箱驗收照片，重大事故處理照片，工程進(jìn)度目標(biāo)照片，建成后的內(nèi)外全貌、其他重要活動照片；施工單位歸檔范圍：本項目或標(biāo)段的重大節(jié)點照片，如開工典禮、竣工驗收等，單位工程重大節(jié)點照片10～15張，隱蔽工序照片，大型機(jī)械設(shè)備的組裝與拆除照片，重要工作會議照片，重大事故處理照片等；監(jiān)理單位歸檔范圍：重大質(zhì)量過程檢查與驗收照片，重要工作會議照片，重大質(zhì)量及安全事故照片等。

3.歸檔時間建設(shè)單位職能部門在每年3月底應(yīng)完成上一年度照片檔案的歸檔整理工作，重大活動或重大事件形成的照片檔案，在工作結(jié)束后一個月內(nèi)移交歸檔；施工單位和監(jiān)理單位形成的照片檔案應(yīng)在機(jī)組投產(chǎn)三個月內(nèi)歸檔完畢。

4.歸檔質(zhì)量要求對于反映同一內(nèi)容的若干照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點；采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，除每組照片選取有代表性的若干照片沖印后歸檔外，全部數(shù)碼照片以刻錄光盤及其他形式歸檔存放。對歸檔的照片應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，照片說明內(nèi)容應(yīng)符合六要素的要求，包括：事由(含題名、內(nèi)容)、時間、地點、人物或設(shè)備、背景、攝影者。

(三)統(tǒng)一電力建設(shè)項

目照片檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，納入企業(yè)照片檔案管理體系電力建設(shè)項目照片檔案的整理，應(yīng)從企業(yè)照片檔案的整體要求加以考慮，與企業(yè)照片檔案的整理方法保持一致，并納入企業(yè)照片檔案管理體系。照片檔案作為企業(yè)檔案的一部分，是按年度形成歸檔的，檔號反映了照片檔案管理的連續(xù)性。從照片檔案管理的角度上看，如將項目照片檔案單獨整理編制檔號，會破壞以企業(yè)為全宗對照片檔案進(jìn)行的連續(xù)管理；從照片檔案的利用角度上看，將項目照片檔案單獨整理編制檔號，也不方便檔案查詢利用。因此，對于照片檔案檔號的編制，一要以企業(yè)為整體考慮，保證照片檔案的連續(xù)性；二要從檔案信息化建設(shè)要求考慮，便于檔案的利用。

電力企業(yè)照片檔案檔號的編制方案一般為：年度—照片代字—案卷號或年度—照片代字—屬類—案卷號，電力建設(shè)項目照片檔案的檔號也應(yīng)采取此方案。如果電力企業(yè)年度形成的照片比較多，可在照片類下再分屬類，如領(lǐng)導(dǎo)視察類、工作會議類、項目建設(shè)類等。如果企業(yè)年度形成的照片比較少，可不用再分屬類。年度表示照片形成的年度，施工單位工程時間跨度比較長的可以把結(jié)束年度作為年度標(biāo)識。如××電廠從2009年開始擴(kuò)建三期工程兩臺100萬千瓦燃煤機(jī)組，2011年底兩臺機(jī)組投產(chǎn)發(fā)電，2012年歸檔施工照片。如果按項目編號整理照片檔案，如檔號為0305-8ZP-001(或其它項目編號方法)的照片檔案就不能歸入以年度編號的企業(yè)照片檔案數(shù)據(jù)庫，如此就不能保證照片的連續(xù)性，不符合照片檔案信息化管理的要求。因此，電力建設(shè)項目照片檔案也應(yīng)采取以年度為單位的立卷模式，如檔號為：2012-ZP-009，表示“××電廠三期工程5號機(jī)組安裝鍋爐專業(yè)施工照片”。

三、總結(jié)

總之，電力建設(shè)項目照片檔案涉及參建單位多、形成時間長、管理難度大，然而只要通過狠抓落實相應(yīng)的對策措施，就一定能做好電力建設(shè)項目照片檔案的質(zhì)量控制，切實提高電力企業(yè)照片檔案管理水平。

作者：王維娜 單位：中國華能集團(tuán)公司