1辦公自動化使檔案材料更加規范和完整

辦公自動化使檔案的形成過程速度加快，效率提高，過去單純依靠手工形成的材料大大減少。在計算機、打印機、復印機、掃描儀等現代化辦公器械出現之前，文件材料從起草到修改、成文全部是手工，文件的格式、字體以及所使用的紙張，書寫工具，字跡的顏色等方面難以統一和規范，形成的檔案資料形式上比較散亂，為整理和保存帶來相當大難度，而且材料的形成和傳輸速度慢，傳輸面積受局限，復印機、打印機以及數據庫和文字錄入系統的使用，使這些困擾迎刃而解，現代公文從形式上看：紙張、字體、格式的使用都非常規范化，相應之下，產生的檔案材料也是規范化的。

2辦公自動化使檔案檢索的功能更加強大

過去傳統的檔案檢索一般靠手工，檢索速度較慢，并且因為有人為因素的干擾，很容易出現偏差。辦公自動化使檢索能夠擺脫手工，最大程度的避開了人為因素影響。如機讀檢索目錄的出現，使檔案的檢索功能得到了巨大的提升，與手工檢索效果相比涇渭分明：一是檢索范圍廣，利用機讀檢索可以擴大檢索范圍，在更廣闊的適宜范圍內精準查找到最終目標；二是檢索速度快，計算機檢索速度是人工檢索不可比擬的，同一個檢索目標，用手工機需要十幾分鐘，而用計算機可以縮短到幾秒鐘，檢索速度發生了飛躍的提升，最大程度縮短了查找耗時，使利用者能快速找到目標；三是準確率高，機讀檢索排出了外界以及人為的干擾，以計算機為媒介，在特定的軟件環境下檢索更為準確。由于檢索功能的增強，使檔案的查閱利用過程變得簡單、易行、快捷，這些因素極大的激發了檔案利用者的信心，破解了利用過程中的種種不便，提升了檔案利用率。

3針對變化現代檔案工作所應有的對策

對于檔案工作者而言，過去，檔案的整理和利用基本上全靠手工，辦公自動化程序以及在其影響下出現的電子檔案、聲像檔案、科技檔案載體等，要求檔案工作者要有駕馭它們的知識和能力，所以現代檔案管理人員要適應上述影響帶來的變化，就應該具備這幾個方面的能力：

一是諳熟計算機的操作和使用。熟悉計算機的應用技術，了解計算機程序的一般運行規律，能對計算機作一般性的維護工作。現代檔案管理技術已與計算機技術水乳交融、密不可分，離開它的輔助，會給檔案管理帶來諸多不便。

二是具有熟練操作自動化辦公系統的基本技能。如：利用光盤技術和多媒體技術解決檔案體積不斷膨脹帶來的重重困難；利用掃描儀進行文檔形式的轉換；利用現代化通訊技術實現檔案信息傳遞網絡化；熟悉各種電子表格、電子文檔的制作、輸入和編寫技能；熟悉數據庫的應用等。

三是熟練掌握電子檔案的管理程序。能獨立操作電子檔案的管理，利用自動控制與檢索設備進行電子檔案的歸檔、整理、保管、鑒定，查找，并實現文檔管理一體化。在選擇檔案管理軟件時必須選擇已通過檔案管理機構許可和認證的系統軟件。

四是能夠利用計算機進行目錄的編制、索引、檢索等一般的業務管理。對于檔案基建工作而言，要從財力上加強檔案信息化建設的投入，完善各種自動化辦公設施的購置，只有硬件建設完善，才能使后續工作跟得上，檔案工作者也只有接觸到這些設備才能去主動的學習其操作技能。

作者：李莉鳳 單位：濮陽市職業中等專業學校