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企業(yè)檔案管理論文(共4篇)

2021-4-10 |

第一篇:企業(yè)檔案管理與管理創(chuàng)新

一、在企業(yè)檔案管理中存在的問題

企業(yè)的檔案管理工作顧名思義就是檔案管理工作的重點是企業(yè)內(nèi)部的基本情況和未來發(fā)展的依據(jù),可是在實際的檔案管理工作中,卻沒有充分的落實這一點。一般檔案管理工作都會有一套實用性非常強(qiáng)的設(shè)備來輔助檔案管理工作的進(jìn)行,在該設(shè)備中有大量的企業(yè)從建立之初到目前為止的所有相關(guān)數(shù)據(jù)和資料,在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中,該設(shè)備中的資料內(nèi)容也越來越豐富,數(shù)量也越來越多,不過隨之而來的弊病也顯示出來了,那就是實際的檔案管理工作并沒有完全吻合企業(yè)的現(xiàn)狀,兩者沒有統(tǒng)一起來,就給企業(yè)的檔案管理工作帶來了很大的困難。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵點

1.企業(yè)內(nèi)部充分認(rèn)識到檔案管理的重要性

在企業(yè)的平時工作過進(jìn)行中,要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,尤其是領(lǐng)導(dǎo)層的人員更要重視企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新,不能忽視或者無視其作用。針對企業(yè)對檔案管理工作認(rèn)識的重要性不夠,可以由領(lǐng)導(dǎo)層人員開始普及檔案管理的重要性和相關(guān)知識,請專家座談講解檔案管理的知識;也可以在一些重要的知識里面選取一些日常性的隨機(jī)問題來檢驗企業(yè)內(nèi)部人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識情況;針對企業(yè)比較重視自身的經(jīng)濟(jì)利益的發(fā)展,可以收集本企業(yè)或者其他相關(guān)企業(yè)關(guān)于用企業(yè)檔案解決工作中的問題的例子,讓企業(yè)員工能切實的感受到檔案管理工作對于企業(yè)來講有多么重要,既能對企業(yè)這么多年的發(fā)展做一個系統(tǒng)的總結(jié),又能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,還能為企業(yè)產(chǎn)生利益糾紛問題的時候做出具體的數(shù)據(jù)、資料方面的證據(jù),更能保證每個企業(yè)內(nèi)部員工的自身利益。只有對檔案管理工作的重要性的認(rèn)識程度上去了,才能讓檔案管理工作有一個穩(wěn)定、和諧發(fā)展的空間。

2.企業(yè)檔案管理過程的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理過程是檔案管理工作的基本流程,做好管理過程的創(chuàng)新,主要分為以下幾方面:其一是要適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,在企業(yè)檔案管理工作中所使用的設(shè)備都應(yīng)該是最先進(jìn)的,走在科技的最前沿的,讓整個檔案管理的過程變得更加準(zhǔn)確、高效,發(fā)揮最大的價值。其二是保證檔案管理工作中整個信息網(wǎng)的流通性,的哪敢管理工作并不是脫離企業(yè)其他部門而獨立存在的,正相反,它與企業(yè)各部門平時的工作過都息息相關(guān),所以要注重檔案管理部門和其他部門的及時交流,尤其是在面對項目的時候,檔案管理工作能更好的促進(jìn)項目的完成,提高員工的工作效率,對于基本相關(guān)的檔案及時更新?lián)Q代,始終保持在最先進(jìn)、聯(lián)系最緊密的狀態(tài)。其三是為了響應(yīng)國家的號召,在平時工作的時候盡量實現(xiàn)無紙化辦公,也就是說在平時的工作過程中,各個部門發(fā)來的檔案最好的電子版的,既便于存放,有備份就不易丟失,即使放的時間再久,也不會造成紙制品的磨損或字跡模糊,影響日后的整理和查找工作,又能降低資源消耗,讓企業(yè)更少的用紙,保持環(huán)保。

3.企業(yè)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

首先要建立一套完整的企業(yè)檔案管理機(jī)制,在該機(jī)制中,要對企業(yè)的宏觀調(diào)控目標(biāo)和每個崗位的具體職責(zé)都做一個詳細(xì)的描述,這樣檔案管理人員在工作的時候才能做好自己分內(nèi)的工作。在平時的工作進(jìn)行過程中,可以對檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確程度做不定期的檢查,保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時對于檔案管理工作的人員也要做好培訓(xùn)工作,社會在不斷的進(jìn)步,科技也在不斷的發(fā)展,檔案管理人員更要緊跟時代的發(fā)展,時刻做好迎接新知識的準(zhǔn)備,不定期的根據(jù)實際的發(fā)展及時對檔案管理人員做好培訓(xùn)工作,以便能盡快適應(yīng)飛速發(fā)展的檔案管理工作的要求。在面臨突發(fā)狀況或者企業(yè)的緊急需求的時候,相關(guān)的檔案管理人員要能做好查找資料、整理資料、匯報資料等一系列工作,提高個人的檔案管理素質(zhì),在面對突發(fā)狀況時,也能從容面對,不會手忙腳亂,影響工作的正常進(jìn)行。同時,在檔案的查找和管理工作中,也應(yīng)該公事公辦,根據(jù)需要資料的部門不同、用途不同而采取不同的對待方式,保證企業(yè)檔案的安全性。

4.企業(yè)檔案管理部門服務(wù)的創(chuàng)新

在如今的時代背景下,企業(yè)檔案管理工作再也不是原來的樣子了,在主動服務(wù)方面有了更加顯著的變化。主動服務(wù)也是時發(fā)表展的重要體現(xiàn),不能事事都等著客戶來尋找提出,而是要從客戶的角度出發(fā),找出適應(yīng)客戶發(fā)展的基本方向和思路,在找尋和整理資料的過程中,更要運用科技的力量,對于客戶的隱藏思想做出分析,更加符合客戶的想法。在服務(wù)創(chuàng)新上,檔案管理工作占有非常大的比重,其一要保證本企業(yè)檔案資料庫中對于客戶的檔案信息的描述都是真實有效的,這樣設(shè)計出的產(chǎn)品才能滿足客戶的要求,合作的成功率才會增加。其二對于客戶基本需求的調(diào)查必須要保證真實性和準(zhǔn)確性,因為對客戶要求的設(shè)想都是根據(jù)檔案資料中的內(nèi)容提取總結(jié)出來的,在整理資料過后需要把資料全部轉(zhuǎn)化為電子版,并做好整理工作,首先要便于企業(yè)的管理層人員的閱讀和判別,然后才能做出最終的結(jié)論。其三對于一些合作的客戶來說,并沒有時間面對面交流或者是按照自己方便的時間交流,這樣在交流溝通中就出現(xiàn)了很大的障礙,所以在錯綜復(fù)雜的及時找尋整理出對合作有利的資料,才能保證主動服務(wù)的質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述,企業(yè)檔案管理工作在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展的大背景下遇到了更大的挑戰(zhàn),面對挑戰(zhàn),各企業(yè)的檔案管理部門不能逃避,而是要及時找出在平時的檔案管理工作中存在的問題,查缺補(bǔ)漏,適應(yīng)背景的改變,不斷創(chuàng)新,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員對檔案管理重要性的認(rèn)識,在企業(yè)的檔案管理工作過程和檔案管理工作上要進(jìn)行必要的創(chuàng)新,同時在如今的社會背景下,更要做好對于主動服務(wù)的創(chuàng)新工作,不斷提高企業(yè)檔案管理工作的水平,為企業(yè)的發(fā)展提供動力。

作者:周榮云 單位:楚雄鹿城供電局

第二篇:服務(wù)企業(yè)檔案管理

一、服務(wù)企業(yè)檔案管理概述

謝倫伯格曾說:“檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具,它是政府賴以建立的基礎(chǔ)。”這一論斷同樣適用于現(xiàn)代企業(yè),可見檔案管理工作也是服務(wù)企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ),也是提高企業(yè)競爭力的一種有效途徑,而且由于檔案管理的優(yōu)點和重要作用,使得檔案管理工作越來越重要,可以為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益和社會效益,因而在企業(yè)管理工作中,檔案管理也是一項重要的工作之一,在企業(yè)的發(fā)展中有著不可忽視的作用,因此,不斷更新檔案管理工作辦法是檔案管理工作中的關(guān)鍵所在。隨著現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展趨勢,使得企業(yè)檔案管理面臨新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境,因而服務(wù)企業(yè)也必須正視這種全新的經(jīng)濟(jì)背景,積極應(yīng)對,提出有效的策略,促使檔案管理水平的提高,進(jìn)推動服務(wù)企業(yè)的發(fā)展。

二、我國服務(wù)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

(1)檔案管理模式滯后性,沒有擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的影響。在市場經(jīng)濟(jì)體制的支配下,許多企業(yè)建立了檔案管理機(jī)構(gòu),但是管理模式不夠現(xiàn)代化、科學(xué)化和高效化,而且檔案安全性也不高,使得企業(yè)丟失了大量的檔案信息和商業(yè)秘密,使得企業(yè)遭受很大的經(jīng)濟(jì)損失;(2)檔案管理人員的素質(zhì)和管理能力不夠高,不能滿足現(xiàn)代檔案管理的技術(shù)要求,使得檔案管理水平不高,而且思想不夠開放,比較固步自封,缺乏創(chuàng)新,另外,企業(yè)也沒有建立健全檔案管理培訓(xùn)機(jī)制,使得企業(yè)缺乏較高管理能力的、掌握現(xiàn)代檔案管理知識的專門檔案人才,從而影響服務(wù)企業(yè)檔案管理水平的提高;(3)檔案管理理念落后,對檔案管理的重視程度不夠高。雖然企業(yè)都認(rèn)識到知識、信息管理的重要性,但是沒有充分把檔案知識信息資源轉(zhuǎn)變成企業(yè)的資源和無形資產(chǎn),也沒有很好的利用這些資源,更沒有發(fā)揮這些資源占據(jù)優(yōu)勢的重大作用,使得企業(yè)的無形資產(chǎn)在總資產(chǎn)中的比例較低,與國內(nèi)其他先進(jìn)的企業(yè)和國外的企業(yè)相比,競爭力不高,制約著檔案管理水平的提高。

三、服務(wù)業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化的背景下管理檔案的策略

1.知識經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化概述

第一,知識經(jīng)濟(jì)是以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì),是一種新型的富有強(qiáng)大生命力的經(jīng)濟(jì)形態(tài),知識和高素質(zhì)人才是知識經(jīng)濟(jì)的主要資源。知識經(jīng)濟(jì)有獨特的要求:資源利用智力化,使得智力等資源得到充分利用;資產(chǎn)無形化和產(chǎn)業(yè)化,以信息、高科技及時等無形資產(chǎn)在企業(yè)的總資產(chǎn)占的比例越來越高;經(jīng)濟(jì)發(fā)展可持續(xù)化,知識經(jīng)濟(jì)注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生態(tài)環(huán)境效益,也是一種可持續(xù)發(fā)展的一種知識形態(tài)。第二,經(jīng)濟(jì)全球化是指經(jīng)濟(jì)活動跨越國際,是當(dāng)代世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要趨勢,也是當(dāng)代世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特征之一。經(jīng)濟(jì)全球化要求:貿(mào)易全球化、資本全球化、投資全球化、生產(chǎn)全球化等,從根本上說是生產(chǎn)力和國際分工的高度發(fā)展,是生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)的最優(yōu)配置。

2.在知識經(jīng)濟(jì)時代和經(jīng)濟(jì)全球化的背景下服務(wù)企業(yè)檔案管理策略

在知識經(jīng)濟(jì)時代的背景下,檔案管理工作要有新的策略和方法,使得服務(wù)企業(yè)的檔案管理模式更加現(xiàn)代化、科學(xué)化、高效化,促使服務(wù)企業(yè)的發(fā)展更加連續(xù)性和高效性。隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展趨勢的不斷深入,使得諸如技術(shù)、資本、勞動力、知識、信息等生產(chǎn)要素更加全球共享化,這就迫切需要服務(wù)企業(yè)更新檔案管理模式,使得檔案管理更加現(xiàn)代化、知識化和更具有凝聚力和競爭力。

第一,服務(wù)企業(yè)要更新檔案管理理念,強(qiáng)化檔案也是企業(yè)資產(chǎn)和資源的現(xiàn)代化理念。傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)滯后,不與世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)全球化特征相適應(yīng),因而服務(wù)企業(yè)必須引進(jìn)現(xiàn)代化的先進(jìn)檔案管理理念,首先要順應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展趨勢,要樹立檔案也是企業(yè)的重要資產(chǎn)和資源,要深刻認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的重要作用,一方面企業(yè)要重視檔案管理工作,另一方面,企業(yè)要充分發(fā)揮檔案資源的重要作用,更要充分利用檔案資源,使得檔案知識為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益和更好的社會效益。

第二,服務(wù)企業(yè)要提高檔案管理人員的管理能力和水平,建立健全檔案管理培訓(xùn)機(jī)制。企業(yè)的管理工作的進(jìn)行需要管理人才,因而為了實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、高效化和實用化,企業(yè)需要提高管理人員的管理能力和水平,由于現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展,使得檔案信息更為復(fù)雜和技術(shù)含量更高,因此,企業(yè)提高分析檔案信息和處理檔案信息的能力。另外要建立健全企業(yè)的檔案管理培訓(xùn)機(jī)制,使得管理人員學(xué)到更全面的最新的檔案管理知識和方法,從而提高檔案管理人員的管理能力和水平,進(jìn)而提高企業(yè)檔案管理的進(jìn)步。

第三,服務(wù)企業(yè)要改善檔案管理體制,促使檔案管理模式更加完善和科學(xué)化。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展形勢要求,也已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要,因此企業(yè)必須擺脫傳統(tǒng)管理模式的影響,改革檔案管理體制,企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時修訂檔案和制定新的檔案管理制度,更新檔案信息,建立健全檔案信息和資料的安全系統(tǒng),保護(hù)企業(yè)檔案核心秘密的安全性,以防止企業(yè)商業(yè)秘密的泄露,減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

四、結(jié)論

與時俱進(jìn),思想解放,科技創(chuàng)新,都是當(dāng)代世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要特征,而服務(wù)企業(yè)作為國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要力量,也要解放思想,不斷創(chuàng)新,與時代共同進(jìn)步,而服務(wù)企業(yè)的管理也是國家經(jīng)濟(jì)方面管理工作中的一部分,因而服務(wù)企業(yè)要加強(qiáng)各方面的管理,創(chuàng)新管理方法,當(dāng)然也包括檔案管理。檔案管理在企業(yè)管理進(jìn)步和發(fā)展中作用越來越大,而且更多領(lǐng)域的企事業(yè)單位也都紛紛建立了專門的檔案管理部門,采用現(xiàn)代化管理理念,使得檔案管理體制更加科學(xué)化、現(xiàn)代化、高效化和實用化,進(jìn)而提高管理水平,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,推動國家檔案管理體制的進(jìn)步和發(fā)展。

作者:王麗霞 單位:廣東省第一建筑工程有限公司

第三篇:企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對策

一、我國企業(yè)管理現(xiàn)狀情況分析

1.我國企業(yè)檔案管理水平發(fā)展參差不齊

企業(yè)管理過程中,管理者對檔案管理的意識相對薄弱,檔案管理不能收到足夠的重視,這是造成我國企業(yè)檔案管理水平不高的一種十分重要的原因。企業(yè)管理者對檔案館的重視程度是關(guān)系到企業(yè)中該項工作能否做好的關(guān)鍵。管理者對檔案工作不重視,相關(guān)的工作人員在工作中受到冷遇,必然造成檔案管理人員出現(xiàn)多方面的考慮,進(jìn)而出現(xiàn)下海、跳槽的想法,或者從事第二職業(yè),這就造成了檔案管理工作質(zhì)量下降。

2.企業(yè)檔案管理工作中檔案材料客觀性、完整性以及準(zhǔn)確性不足

科技檔案管理與相關(guān)的設(shè)計單位之間缺乏有效的溝通,造成科技檔案管理的形成存在環(huán)節(jié)脫鉤,檔案真實性以及完整性不強(qiáng)。企業(yè)檔案管理工作中由于相關(guān)的工作人員缺乏對檔案資料的足夠重視,造成在填寫檔案的過程中,檔案填寫常常出現(xiàn)各種各樣的漏洞與問題。這種現(xiàn)狀往往造成檔案管理部門辦理職工失業(yè)以及退休等手續(xù)時,出現(xiàn)各種各樣的問題。

3.企業(yè)檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識以及業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

這種情況往往會造成檔案管理工作效率低下。由于企業(yè)當(dāng)中從事檔案管理工作的人員未進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn),檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力與水平不足,綜合結(jié)構(gòu)失調(diào),相關(guān)工作人員很難適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的需要。

二、我國企業(yè)檔案管理措施

1.企業(yè)檔案管理正規(guī)化、法制化,大力宣傳企業(yè)檔案管理重要性

(1)企業(yè)檔案管理過程中相關(guān)的主管部門包括勞動保障部門以及檔案管理行政單位都應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合地方的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀,制定與之相適應(yīng)的檔案管理制度與辦法。進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)、代保管部門以及檔案信息的檔案管理范圍及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)問題。對違法行為應(yīng)當(dāng)予以問責(zé)與追究。企業(yè)檔案管理過程中,出現(xiàn)檔案被篡改、偽造、銷毀、丟失的情況,根據(jù)我國的《檔案法》、《檔案法辦法》以及《保守國家秘密法》中的規(guī)定,檔案出現(xiàn)上述中問題的,尤其是造成重大損失的應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。對于構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究刑事責(zé)任。(2)檔案行政主管部門行使監(jiān)管職能。首先,行政主管部門應(yīng)當(dāng)充分建立規(guī)章制度,規(guī)范企業(yè)管理內(nèi)容。企業(yè)形成現(xiàn)代化的管理制度應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作給予足夠的重視,檔案管理作為企業(yè)制度建設(shè)中的基礎(chǔ),良好規(guī)范的檔案管理制度能促進(jìn)檔案管理工作的可操作性,提高企業(yè)管理效率。

2.企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)

檔案管理工作內(nèi)容、分類以及檔案用品應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范化管理,形成符合我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的標(biāo)準(zhǔn)化體系。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)要求。企業(yè)檔案管理形成多級檔案管理數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案管理內(nèi)容應(yīng)當(dāng)不斷完善,在企業(yè)檔案信息中要增加一份針對一份檔案,從建檔到補(bǔ)充材料到轉(zhuǎn)遞,所涉及的材料內(nèi)容、時間和具體工作人員和檢查人,以及其他需要說明的情況均要詳實記錄,涉及的具體工作人員如立卷人、移交人、接收人和檢查人,親筆簽字的記錄。可以賦予檔案備考表新的內(nèi)容。檔案的備考表,要區(qū)別與其他門類檔案的備考表,要既簡單,又易于操作,還要可行性強(qiáng)。

3.企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)與支撐評定納入相關(guān)管理體系中

這樣有利于促進(jìn)檔案管理人員的工作積極性,更是實現(xiàn)檔案管理監(jiān)督的一種手段。有助于實現(xiàn)檔案管理水平提高。

4.企業(yè)檔案管理制度建立應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理實際現(xiàn)狀情況

(1)檔案行政管理部門要密切和各級勞動保障、人事行政管理部門和企業(yè)主管部門的配合,要詳細(xì)劃分各自的職責(zé),從體制上明確檔案行政機(jī)關(guān)的監(jiān)管主體地位。各級勞動保障行政部門要高度重視企業(yè)檔案管理,制定規(guī)范有效的管理制度,加強(qiáng)督促。(2)完善現(xiàn)有的由用人單位和代保管中心管理檔案的管理模式。各企業(yè)主管部門要從適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。

三、結(jié)語

企業(yè)在發(fā)展的過程中應(yīng)當(dāng)充分建立檔案信息制度,形成良好有效的檔案管理。作為企業(yè)檔案管理,信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案管理具有與企業(yè)的信息經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)之間進(jìn)行有效協(xié)調(diào)的能力,是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要組成部門。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在企業(yè)的管理活動中充分發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)功能。為企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與管理效率提升起到重要的促進(jìn)作用。

作者:陳靜 單位:河南神馬氯堿化工股份有限公司

第四篇:模具企業(yè)客戶檔案管理

1系統(tǒng)的功能與流程分析

1.1系統(tǒng)的主要功能模塊

1)報表統(tǒng)計該模塊有產(chǎn)品信息報表、客戶交易次數(shù)和交易機(jī)會統(tǒng)計等功能。交易機(jī)會統(tǒng)計用TDBChart組件實現(xiàn)產(chǎn)品類型分布的展現(xiàn)。2)系統(tǒng)設(shè)置該模塊有編號設(shè)置、密碼修改和權(quán)限設(shè)置等功能。編號設(shè)置為單據(jù)進(jìn)行編號設(shè)置,包括產(chǎn)品ID、服務(wù)ID、客戶ID、業(yè)務(wù)ID和潛客戶等內(nèi)容。權(quán)限設(shè)置功能包括對查詢、數(shù)據(jù)添加、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)打印和查詢范圍等設(shè)置不同權(quán)限。3)系統(tǒng)管理該模塊有用戶管理、產(chǎn)品信息和服務(wù)信息等功能。用戶管理,即設(shè)置操作人員。系統(tǒng)初始設(shè)置一個超級用戶名和密碼,操作人員可以利用這個超級用戶名和密碼進(jìn)行登錄,之后,可以設(shè)置其他的用戶名。產(chǎn)品信息包含產(chǎn)品ID、產(chǎn)品代碼、產(chǎn)品名稱、發(fā)送單位、產(chǎn)品規(guī)格和產(chǎn)品報價等信息。服務(wù)信息包含服務(wù)ID、服務(wù)名稱、服務(wù)代碼和服務(wù)報價等信息。

1.2系統(tǒng)的流程分析

整理出功能模塊與模塊之間的關(guān)系后,可得出該系統(tǒng)的簡要工作流程如圖2所示。該工作流程說明如下:用戶通過輸入用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng),若用戶登錄失敗超過5次,系統(tǒng)將自動封鎖登錄窗口;若用戶成功登錄系統(tǒng),則可以根據(jù)擁有的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)操作。登錄信息和可操作權(quán)限是一對一的關(guān)系。若登錄用戶為管理員,則可以進(jìn)行檔案管理、檔案查詢、報表統(tǒng)計、系統(tǒng)設(shè)置和系統(tǒng)管理等操作,并能更改其他用戶名的操作權(quán)限;若登錄用戶為普通用戶,則只能進(jìn)行檔案查詢的操作,或是由管理員更改其權(quán)限從而可獲得更多的操作。

2數(shù)據(jù)庫設(shè)計與系統(tǒng)的實現(xiàn)

由于客戶檔案信息數(shù)據(jù)較多,故需先利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)將數(shù)據(jù)存儲到數(shù)據(jù)庫文件中,然后通過編程接口對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問,從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效管理。本系統(tǒng)采用SQLServer2000作為數(shù)據(jù)庫存儲管理工具。Delphi是面向?qū)ο蟮目梢暬_發(fā)工具,使用Pascal語言編程,能方便地設(shè)計各種對話界面。同時,Delphi能連接SQLServer2000,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的各種操作,進(jìn)而實現(xiàn)功能豐富的數(shù)據(jù)管理。該系統(tǒng)采用C/S二層網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),以Delphi7作為前臺開發(fā)工具,以SQLServer2000作為后臺數(shù)據(jù)庫開發(fā)環(huán)境。Delphi7通過設(shè)置ADOConnection組件的ConnectionString屬性來連接SQLServer2000數(shù)據(jù)庫,再利用ADOquery組件對SQLServer2000數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問,借助SQL語言可以查詢、增加、刪除和修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。由于ADOquery組件只能訪問而不能顯示數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)內(nèi)容,因此還需通過Datasource組件使ADOquery和DBGrid連接。DBGrid組件將操作后的數(shù)據(jù)排列展現(xiàn),當(dāng)ADOquery組件中的記錄發(fā)生變化時,DBGrid組件的內(nèi)容也隨之發(fā)生變化。本系統(tǒng)根據(jù)需求建立了以下數(shù)據(jù)表:客戶基礎(chǔ)信息表、服務(wù)信息表、單據(jù)ID表、產(chǎn)品信息表、交易信息表、登錄用戶表、用戶權(quán)限表和潛客戶信息表等。

3系統(tǒng)編程設(shè)計

3.1登錄界面設(shè)計

用戶登錄時,可以選擇普通用戶和管理人員用戶進(jìn)行登錄,登錄界面如圖3所示。不同的用戶其權(quán)限級別也不同。管理人員用戶主要是針對軟件的維護(hù)和數(shù)據(jù)庫的更新,普通用戶只具有該系統(tǒng)的一般使用權(quán)限,只能對客戶信息和交易信息進(jìn)行查詢,不能對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的添加、刪除和修改,從而可以保證數(shù)據(jù)庫的安全性。在用戶輸入用戶名和密碼后,系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的參數(shù)變量將參數(shù)進(jìn)行存取驗證,驗證通過后,將登錄的用戶名保存到一個變量中,以便登錄后使用該變量。具體實現(xiàn)過程依靠自定義登錄函數(shù)Login()來完成。

3.2主界面設(shè)計

成功登陸后進(jìn)入系統(tǒng)主界面。菜單欄包含檔案管理、檔案查詢、報表統(tǒng)計、系統(tǒng)設(shè)置和系統(tǒng)管理等五個模塊,如圖4所示。可通過點擊菜單進(jìn)入各個子模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)操作。主界面運用到的主要組件有MainMenu、ToolBar和StatusBar。在主窗體的OnShow事件中,首先在狀態(tài)欄中顯示登錄的用戶名和時間,然后根據(jù)登錄用戶的操作權(quán)限顯示不同的菜單。

3.2.1檔案管理模塊設(shè)計

檔案管理模塊主要用來實現(xiàn)對基本交易信息的添加、修改和刪除等功能。在該窗體中,首先判斷相同的企業(yè)信息是否已經(jīng)存在,如果存在,則可用“以往客戶調(diào)取”文本框進(jìn)行客戶信息的添加和補(bǔ)充;否則,則需在各個管理信息欄目填入相關(guān)資料進(jìn)行交易信息的添加,“添加交易信息”子模塊算法流程圖如圖5所示。該子模塊通過select語句和FieldByName()函數(shù)訪問字段,再用ADOquery組件的Append()和Post()函數(shù)在數(shù)據(jù)庫中追加新的記錄。
3.2.2檔案查詢模塊設(shè)計

檔案查詢模塊中的“客戶信息查詢”子模塊可利用SQL語言的select語句實現(xiàn)查詢功能,通過對查詢條件的選擇獲得交易客戶的相關(guān)信息。圖7為“客戶信息查詢”子模塊界面。檔案查詢模塊中另一個子模塊為“交易信息查詢”子模塊。該子模塊主要運用了ComboBox和DBGrid兩個組件。ComboBox組件實現(xiàn)客戶選擇和時間段選擇的功能;DBGrid組件用于顯示與某公司交易的相關(guān)信息,通過OrderBy語句和DBGrid組件的OnTitleClick事件實現(xiàn)排序顯示功能,同時利用DBGrid組件的OnDblClick事件實現(xiàn)對應(yīng)交易產(chǎn)品信息的查詢。

3.2.3系統(tǒng)設(shè)置模塊設(shè)計

系統(tǒng)設(shè)置模塊中的“權(quán)限設(shè)置”子模塊是本系統(tǒng)的重要一環(huán)。用戶登入系統(tǒng)后,系統(tǒng)內(nèi)通過程序?qū)?quán)限設(shè)置表的privilege值與每一個復(fù)選框的tag進(jìn)行“與運算”,若結(jié)果為1,則允許用戶進(jìn)行該操作,否則將無權(quán)進(jìn)行該操作。具體實現(xiàn)是在一個GroupBox中放置若干CheckBox組件,設(shè)置每個CheckBox的Caption和tag屬性與相應(yīng)菜單項的Caption和tag一樣,在保存設(shè)置時,遍歷GroupBox上的所有CheckBox,將被選中者的tag屬性值累加寫入TQX_frm表的privilege字段,即完成了權(quán)限設(shè)置。將被選中者寫入TQX_frm表的insert字段。“權(quán)限設(shè)置”子模塊如圖9所示。“密碼修改”子模塊是系統(tǒng)設(shè)置的另外一個重要部分。根據(jù)算法流程實現(xiàn)密碼修改的功能,同時通過ShowMessage()函數(shù)來實現(xiàn)重新輸入的消息提示。

3.2.4系統(tǒng)管理模塊設(shè)計

“產(chǎn)品信息”子模塊和“服務(wù)信息”子模塊是系統(tǒng)管理模塊的重要部分,它們的設(shè)計方法基本相同,在此只介紹“產(chǎn)品信息”子模塊的實現(xiàn)。“產(chǎn)品信息”子模塊界面如圖12所示。“產(chǎn)品信息”子模塊可以對產(chǎn)品的信息進(jìn)行添加、刪除和修改。方法是:首先通過用戶輸入的產(chǎn)品條件進(jìn)行模糊查詢,找出相應(yīng)產(chǎn)品的相關(guān)信息。具體是通過ADOquery組件中SQL的add語句和模糊查詢like語句實現(xiàn)。需要修改,調(diào)用ADOquery的Edit()函數(shù);需要添加,調(diào)用Append()和Post()函數(shù);需要刪除,調(diào)用Delete()函數(shù)。

4結(jié)束語

本系統(tǒng)實現(xiàn)了模具企業(yè)的客戶檔案和產(chǎn)品資料的信息化管理。系統(tǒng)前臺使用具有高效數(shù)據(jù)庫開發(fā)優(yōu)勢的Delphi,后臺選用SQLServer2000作為支撐。系統(tǒng)用戶可根據(jù)不同權(quán)限對后臺數(shù)據(jù)庫進(jìn)行不同的操作。該系統(tǒng)規(guī)范了客戶檔案的管理流程,從而提高了企業(yè)客戶檔案管理的效率。

作者:湯文燦 劉斌 蔣仕元 單位:華南理工大學(xué)機(jī)械與汽車工程學(xué)院 東莞鉅升塑膠電子制品有限公司

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