1網絡化時代高職院校檔案管理中存在的不足

近幾年，隨著國家《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等一系列檔案管理法規(guī)的出臺，各學校的檔案管理法規(guī)及制度建設也取得了很大進步，但從目前高校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。各高職院校檔案管理信息化的管理制度基本沒有建立，檔案的電子化存在很大的盲目性；檔案管理工作實際仍是由過去的檔案管理部門及檔案管理人員負責，學校對此方面工作的關注度明顯不高；檔案管理工作的宏觀考慮不足，僅僅滿足于校內使用者的需求，而忽略了校內職能部門之外的離退休教職工、畢業(yè)學生及校外相關部門等群體的潛在需求。因此，檔案管理信息化僅僅實現(xiàn)了初級最低標準要求。另外，從檔案管理網絡來看，個別高職院校還沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔，大多是第二年歸檔開始時臨時安排人員搞突擊，出現(xiàn)問題也沒辦法解決；從檔案材料保管利用來看，存在保管材料利用管理不嚴格，需要文件時亂翻亂抽，查閱檔案、借閱檔案登記不嚴格，有的長期借用不歸還也沒有催要記錄，造成重要文件時有流失等現(xiàn)象，對特殊保護的檔案沒有建立具體的利用保護措施。

2網絡化時代高職院校檔案管理工作快速發(fā)展的應對措施

為適應和滿足現(xiàn)代高等教育事業(yè)的需要，只有實現(xiàn)高職院校檔案管理的信息網絡現(xiàn)代化，才能從根本上滿足學校、社會各方面對檔案工作的要求。針對上述現(xiàn)狀和存在的諸多問題，推進和加快高職院校檔案信息化建設刻不容緩。

2.1積極推進高職院校檔案管理的信息化

檔案管理工作必須加快步伐，因勢利導，充分運用信息技術，實現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網絡化、數(shù)字化。要結合實際，針對檔案管理工作中遇到的一系列問題、難題，不斷研究新情況、解決新問題、形成新認識。要建立完善的檔案管理工作機制，進行規(guī)范管理、集中管理，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進行嚴格管理，以制度建設促進檔案管理工作水平的提升。特別要在檔案管理的信息化建設上建立健全相關的制度，為高職院校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網絡化奠定良好的基礎。

2.2增加資金投入，加快高職院校檔案管理信息化建設速度

檔案信息化建設的基礎是硬件和數(shù)據(jù)庫建設，這是實現(xiàn)高職院校檔案信息化的基本前提。首先，要從各高職院校的實際情況和經濟能力出發(fā)，加強硬件建設，購置適當?shù)募夹g設備。其次，逐步建立和充實、完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學性與技術性都需要標準、規(guī)范的檔案管理作為支持。電子文件形成后，需要集中保管，并制訂一個實用性強、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換的格式標準，保證校園網、校際網、檔案系統(tǒng)管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行。通過開發(fā)檔案管理的利用功能，不斷挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮其巨大作用，把檔案信息及時傳遞給教學科研人員，促進教師教學質量和科研水平的提高。同時，檔案編研是實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的有效措施，通過編寫的參考資料和檔案史料匯編，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

2.3逐步建立和完善檔案信息安全保障網絡

隨著信息化的發(fā)展，網絡檔案信息安全問題日益突出。檔案信息不像公開出版發(fā)行的報刊信息那樣可以在網上任意發(fā)布,它有一定的保密性。檔案管理的安全性是關系到國計民生的大事，某些高職院校檔案館珍藏了非常重要的科技、軍事、人事等檔案，對檔案的安全性要求更高。因此，要充分運用現(xiàn)代的信息化手段，加強檔案的安全管理，不僅可以保證信息的安全，還可以做到信息的完整與長久保存。

2.4加強對高職院校檔案管理人員的業(yè)務培訓，不斷提升高職院校檔案管理人員的業(yè)務水平

檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的復合型人才。為適應信息化的需要，高職院校的檔案管理部門要培養(yǎng)既懂信息技術又精通檔案業(yè)務的復合型人才?？梢圆扇《喾N方式加強對在職檔案人員進行網絡知識、計算機技術的教育和培訓，優(yōu)化他們的知識結構，提高他們的業(yè)務水平。深化人事制度改革，引入競爭機制，通過人才培養(yǎng)和選拔不斷優(yōu)化檔案隊伍整體結構，提高專業(yè)人員的綜合素質，從而造就一支具有現(xiàn)代檔案信息管理知識、掌握現(xiàn)代信息技術、熟練運用電子計算機和現(xiàn)代通訊設備及提供現(xiàn)代化服務的專業(yè)隊伍。

2.5加強對高職院校檔案管理者的素質教育，提高檔案管理者的服務意識和服務水平

高職院校檔案管理者要注意加強檔案主體意識和獲取意識，加強檔案信息的保密意識、傳播意識和更新轉換意識，提高運用現(xiàn)代化技術和設備、獲取檔案信息技術和優(yōu)化檔案信息網絡的能力，不斷提高檔案信息的效益功能。高職院校檔案管理要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解放出來，把檔案管理工作的重心轉到為知識經濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質服務的軌道上來，使檔案管理信息化建設變被動服務為主動服務。高職院校教學、科研和教育管理是一種持續(xù)性、繼承性的動態(tài)活動，而檔案材料是這種活動的依據(jù)和再現(xiàn)形式之一。為此，高職院校檔案需要實行動態(tài)化管理，這樣既能擴大檔案信息的數(shù)量，又能提高檔案信息的質量，不斷提高檔案信息資源的利用率。

2.6轉變高職院校檔案管理模式，不斷更新檔案管理理念

知識經濟時代促使當代高職院校的檔案管理工作者必須不斷更新管理理念，促進檔案管理模式的轉變，主要包括由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變；由區(qū)域性管理向全方位、網絡化管理轉變；由信息管理向知識管理轉變。因此，高職院校檔案管理人員應該樹立“大檔案、大市場、大服務”的觀念，促進檔案管理人員改變觀念，提高自身素質，變被動式服務為主動式服務，將檔案管理工作融入學校的發(fā)展計劃之中，使高職院校檔案管理工作緊跟高職院校改革與發(fā)展的步伐，積極探索高職院校檔案管理工作的特點和規(guī)律，不斷提高網絡時代高職院校檔案管理的信息化水平，進一步做好高校檔案管理工作。

作者：王立新 單位：白城醫(yī)學高等專科學校