一、傳統定額管理方法在物流成本控制中的不足

1、過程監控的有效性不足

傳統的定額管理工作由于在實施過程中不需要通過信息系統審批，加之工作過程中信息反饋的實時性不強，因此在定額管理工作中，某個環節、某個層次、某個崗位工作超出了定額水平，就無法及時有效地加以監督管理，影響到整個定額管理工作的順暢運行。

2、定額修訂的及時性不足

定額標準本身就是一個動態性的指標，它只是一個定額管理的合理值，應當隨著社會物價水平的變動、企業運營技術水準的提高以及經營管理的具體環境的改變而不斷地發生改變。因此定額標準應當隨著外部客觀環境的變換而不斷地加以修訂，傳統的定額管理方法對定額標準的修訂不夠及時。由于傳統的定額管理方法在定額管理工作中存在著一些明顯的不足，因此需要借助信息手段提高定額管理的水平，以滿足企業成本費用管理的需要。

二、應用信息化手段加強物流成本管控需做的工作

1、梳理業務、找準節點量化定額

一是梳理業務。煙草物流是煙草行業的核心業務，物流資產量大、費用占比高。物流業務點多、線長、面廣，面對工業、商業和零售客戶，費用節點多、難控制、難操作、難管控。因此要對各部門、各環節業務進行認真梳理、精細劃分。把卷煙物流業務劃分為倉儲、分揀、配送、綜合管理四大環節，按環節將每項業務指標細化為費用、能耗、效率、其它四大類別，使其成為物流費用定額體系的核心。二是找準節點。根據咸陽煙草物流運行情況，將影響物流成本的因素分解到最小單元，按照分解的最小成本因素查找物流成本費用對應節點及對應元素，共找出成本費用控制節點和對應元素204個，經過節點合并和優化，最終確定定額管理指標110項，其中倉儲環節、分揀環節、送貨環節、綜合管理定額指標各20項、46項、27項、17項，對應的費用、效率、能耗和其他元素項目各若干個。三是量化定額。在充分調查的基礎上，合理確定各項工作定額。以歷史發生數據為依據，考慮影響因素，通過加權平均法、實地測算法、預算管理法、作業標準法等方法確定倉儲、分揀、送貨、綜合管理等各環節的費用、效率、能耗和其他定額標準。對應110項管理指標，確定定額標準110個。

2、明確需求、研發軟件搭建平臺

一是明確需求。明確物流定額管理在信息反饋、信息對接、過程監控、實時管理和報表生成等方面的需求，作為定額軟件研發的方向和目標。二是研發軟件。研發物流定額管理軟件，包含“系統管理、定額管理、作業管理、查詢分析、對標管理、績效考核、預警管理、報銷管理、核算管理”九大功能模塊，具備定額確定、定額管理、作業數據錄入、定額審核、異常情況提示、績效考核、報表的自動生成等功能。主要的定額管理模塊實現對定額指標設定和定額數據的管理；作業管理模塊完成卷煙物流各環節數據的采集和審核過程及特定錄入過程的授權；查詢分析模塊實現業務數據與定額數據的對比分析及物流費用的報表查詢，完成對業務數據和財務核算數據的數據整合并生成各種報表，實現卷煙物流業務過程中業務數據到業務指標及財務指標的自動轉換；預警模塊通過對實際數據和定額數據自動對比分析，進行異常狀況預警。三是搭建平臺。建立四個標準庫（費用、效率、能耗、其他）、制定兩個級別定額標準（現實級、優化級）、開展四個維度分析預警（從倉儲、分揀、送貨、綜合四個維度，進行定額標準為核心的實際效果偏差分析預警）、實施兩個改進流程（以考核為手段的績效管理流程，以對標準管理為核心的定額優化流程）的物流定額標準管理模型，構建物流定額標準管理系統，滿足決策層、管理層、作業層對物流成本定額管理的需求。

3、積極實施，推動定額軟件應用

定額軟件研發出來之后，為盡早發揮定額管理軟件作用，咸陽煙草物流分級分批對儲配部人員、送貨部中轉站人員及管理人員進行了3次對口培訓，按照不同人員制作了操作說明書，進行了一對一操作演示，各類人員進行了實際數據錄入和操作，使各類人員熟練掌握了操作流程和作業要求。各類人員按照作業管理模塊的要求，自覺完成卷煙物流各環節數據的采集和審核工作，保證了物流定額軟件系統的應用。

三、現代信息技術對提升物流成本管理水平的作用

1、加強了對物流成本費用的管控

定額軟件的研發強化了對物流成本費用的過程監督，通過各類作業人員當天的作業數據錄入，網上運行審批，實現了對當天形成的物流成本費用的實施監督，把監督管理時效控制在24小時之內，改變了傳統定額管理手段監督管理滯后的狀況。

2、提高了物流成本的智能化管理水平

定額管理從實時監控、全面反饋信息、及時修訂定額標準、自動生成成本費用報表4個方面提高了智能管理水平。例如咸陽煙草物流中心在2013年優化工作流程、實施25條起送工作后，分揀卷煙包裝耗材使用量減少，該中心通過定額軟件及時進行了修訂。

3、減輕了定額管理人員的工作強度

研發軟件，為定額管理工作提供了一個智能化的輔助工具。自動生成報表，可以生成定額管理所需的相關報表。例如在編制新一年費用預算報表時，只需將新一年的卷煙銷售計劃輸入到上一年的物流成本費用定額之中，就能得到所需的各項費用指標，有效降低了財務定額管理人員的工作量。

作者：郭宏義 李華 單位：陜西省煙草公司咸陽市煙草公司物流中心