1、檔案管理與知識管理的相同點

1.1二者具有相似的管理流程

我國一直將傳統檔案管理業務分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統計及利用服務六個環節。對文件及檔案實現集成管理，檔案管理與知識管理具有比較相似的管理流程，都是針對文件、檔案或知識等管理分散的對象進行存儲并集中，之后對其加工整理實現有序化，再進行鑒定評價后實現其利用價值的優化，在利用中不斷產生新的文件、檔案或知識，并進行相應的收集存儲。

1.2二者具有相似的管理技術

文件、檔案在數字化環境下，在不同形式的信息系統中產生流轉，而文件、檔案在非數字化環境下為適應其要求，也要進行數字化處理。所以，現代檔案管理的所有環節都離不開現代信息技術。在快速發展的信息技術中產生了知識管理，它也需要應用計算機、通訊及網絡等技術予以實現。二者都需要采用數據庫、文本挖掘、信息代理、搜索引擎、信息安全等有關技術，由此可見，它們都需要現代信息技術進行支撐。

2、檔案管理與知識管理的不同點

檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術方法，也是專業管理活動；知識管理不只如此，還屬于管理方式、價值及管理理念范疇，并涉及組織更系統的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統上主要管理文件、檔案實體；知識管理側重于管理文件、檔案內容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對象；知識管理除此之外，還要對圖書情報的外源顯性知識及頭腦的隱性進行知識管理。檔案管理在管理上更重視對文件、檔案的真實性、完整性及可靠性的保護，實現文件、檔案的長遠價值、憑證價值與保存價值；知識管理更重視文件、檔案及相關知識的可用性，實現知識的現實價值、情報性價值與利用價值。在管理特點上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規范化及程序化；知識管理在管理體系上側重于寬松、易于創新。

3、檔案管理與知識管理之間的關系

3.1檔案管理利用知識管理得到提升

主要體現在兩個方面，一是知識管理能夠對檔案管理領域進行不斷拓展，傳統的檔案管理過于重視檔案與文件、檔案與圖書情報的差異比較，更限于保管歷史記錄，而不愿為現實工作提供服務，與價值創造過程相脫離，進而對發揮自身作用的領域具有很大的局限性。知識管理要求在其管理范圍中納入文件、檔案等多種載體形態的知識，并對其進行有效整合與集成，構建較為系統的知識資源體系。知識管理關注于在各項經營、生產、管理活動中對知識的共享、創造與應用，使其為價值創造活動提供直接服務。二是知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統檔案管理中重視保管而忽視利用，采取借閱、查卷、復印等比較傳統的手段，只是為檔案提供簡單的被動服務，沒有實現用戶對知識與信息的需求，無法為經營、生產、管理活動提供有效服務。知識管理側重于利用先進的信息技術，采取智能化、現代化、人性化手段，為用戶深層的主動提供信息、知識服務，進而使知識價值得到實現，核心競爭力得到提升。

3.2檔案管理對于知識管理具有促進作用

一是檔案管理有利于知識的積累與沉淀，隱性知識作為知識資源中的主要內容，具有十分重要的價值，但由于其只存儲個人頭腦中不易于管理。通過研究發現管理隱性知識有隱性知識向社會化發展與隱性知識以外部化方式轉變為顯性知識兩種途徑，但社會化的隱性知識仍舊是隱性知識，在管理上具有一定難度，如人員流動過大時，組織的隱性知識資源將會流失。檔案管理重視客觀記錄各項活動過程的文件，在工作中客觀記錄的工作過程與結果能夠將隱性知識物化于文件中，從而實現組織知識的沉淀。二是檔案管理有利于知識的傳播與交流，主要通過語言與書面兩種途徑，語言交流具有隨意、簡潔的優點，利于對問題進行及時深入地探討，并激發知識創新。但具有受到時空所限，傳播范圍不大的缺點；信息傳遞后易損耗或失真，使其真實性難以保證。而書面交流具有過于規范正式的不足，難以即時深入探討問題；文件具有的規范格式與處理程序，對于知識創新思維會產生無形約束。但利用現代信息技術后可有效解決上述不足，便于知識沉淀和信息的及時記錄。三是檔案管理有利于知識的理解與挖掘，來源原則是檔案管理的基本理論與最高原則，文件形成者是傳統來源，來源信息是對電子文件管理與利用的關鍵。來源有助于理解知識內容，也提供尋找知識線索及知識評價的重要依據。從而維護文件、檔案的證據價值及其之間的關系，檔案人員的特殊權限范圍就是證據與職能的關系，也是將數據依次轉變為信息、知識的一個關鍵。四是檔案管理有利于知識產權助于的保護，知識產權是知識創新的成果，也是核心的無形資產與知識資本。知識產權是保護合法權益、提高知識創新能力與核心競爭力的是知識管理的重要內容。檔案管理關注維護原始文件、檔案及其價值，有利于知識產權的保護，也對于知識管理具有促進作用。

作者：王加偉 單位：黑龍江省伊春市南岔區就業局