檔案是直接形成的歷史紀錄，它全面、客觀地反映了各個不同歷史時期、不同背景條件下發(fā)生的重大事件、重要人物及重要工作，是歷史的客觀真實反映。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案工作在新時期也面臨著新機遇、新挑戰(zhàn)，因此，根據(jù)新時期的要求，準確把握檔案工作的特點，使檔案管理達到現(xiàn)代化，是目前檔案工作的重要任務(wù)。為此，我們有必要對當前檔案工作中存在的問題加以梳理，并提出有利于檔案現(xiàn)代化的措施。

1、目前檔案管理中存在的問題目前我國檔案管理工作的水平普遍較低，主要存在以下問題：

1.1對檔案管理工作的重要性普遍認識不足，重視程度不夠。

長期以來，相當一部分地區(qū)和部門普遍對檔案管理工作的認識存在著一些誤區(qū)，認為檔案工作就是保管事務(wù)性工作，不是部門的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。

同時，檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍，不能集中精力做好檔案管理工作。

1.2.檔案專業(yè)人才匱乏。目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時發(fā)表展的要求相距甚遠，主要表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少、專業(yè)知識老化、知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理、計算機應(yīng)用能力低等。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

1.3檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館，普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)為：檔號不規(guī)范；案卷標題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。這些問題的存在，嚴重阻礙著檔案工作的現(xiàn)代化。

1.4檔案管理制度不健全。目前，許多地區(qū)和部門不重視檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標準、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。雖然一些地區(qū)和部門按照有關(guān)要求制定了適用于本地區(qū)本部門的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。

1.5檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索兩種方式。目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求多不求精的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.6信息開發(fā)和編研工作上有誤區(qū)。一些檔案部門為達標升級、應(yīng)付檢查，隨便選幾個題，人人都來編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實用性不大。有的選題雖好，但因編研時間過長失去了時效性而影響了作用的發(fā)揮。

綜上所述，檔案工作面臨深刻的變化，這些問題的出現(xiàn)既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，我們必須正視現(xiàn)實，應(yīng)對形勢的要求，改進檔案管理的方法，使檔案工作更具現(xiàn)代化。

2、提高檔案管理水平的措施

檔案的根本目的在于利用，因此，只有提高檔案工作的管理水平，才能為各地區(qū)、各部門的建設(shè)和發(fā)展提供更加快捷的服務(wù)。

2.1提高認識，加大對檔案工作的投入。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。各級部門應(yīng)高度重視檔案管理工作的重要性，將其納入到議事日程。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，加強有關(guān)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，進一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排。特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預(yù)算。

2.2加強學(xué)習(xí)，提高檔案人員的專業(yè)技能和素質(zhì)。檔案管理者的職責(zé)就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便；不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查。檔案管理者在工作之余必須加強理論學(xué)習(xí)，提高檔案方面的理論修養(yǎng)，充分認識檔案的價值，增強檔案管理工作的責(zé)任心和法制觀念。同時，扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育，提高現(xiàn)有人員的素質(zhì)。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

2.3建立健全檔案管理制度。首先，必須從思想上深刻認識檔案管理工作的重要性，認識到將有價值的資料有序地分類歸檔、編號保存，有利于工作的連續(xù)性，有利于對既往資料的考證、利用。檔案室要建立完善的規(guī)章制度，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。其次，要建立有效的激勵機制，將檔案建設(shè)作為檔案員的年度考核內(nèi)容之一，以激勵他們的工作熱情，促進檔案事業(yè)的完善與發(fā)展。

2.4建立有效的激勵機制。檔案工作應(yīng)當引進競爭激勵機制，改變檔案部門存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力，開拓創(chuàng)新的新局面，再上一個新的臺階。

2.5實現(xiàn)檔案管理的信息化。在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，熟練掌握計算機應(yīng)用的基本知識，學(xué)會建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。同時，借助于錄放機、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，使檔案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中快捷、準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。