1、檔案管理工作要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的高低，而檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾變化過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的過程。

鑒于我國檔案管理目前存在的問題，很有必要對檔案管理工作進(jìn)行必要的創(chuàng)新與改革，運(yùn)用創(chuàng)新的思想、方法和思維來管理檔案，以滿足現(xiàn)代社會對檔案的高層次的需求。創(chuàng)新體系是融創(chuàng)新主體、創(chuàng)新環(huán)境和創(chuàng)新機(jī)制于一體、促進(jìn)全社會創(chuàng)新資源合理配置和高效利用、促進(jìn)創(chuàng)新機(jī)構(gòu)之間相互協(xié)調(diào)和良性互動、充分體現(xiàn)創(chuàng)新意志和目標(biāo)的系統(tǒng)。這套系統(tǒng)運(yùn)用到高校檔案管理中就是要求高校在檔案管理中樹立檔案管理的創(chuàng)新理念，融合各種資源，提高檔案的利用效率，使檔案更好的發(fā)揮其內(nèi)在的作用，為學(xué)校和社會服務(wù)。

2、創(chuàng)新體系下的高等學(xué)校檔案管理基本思路

2.1觀念創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的前提。長期以來，高校的檔案管理工作在人們心目中習(xí)慣上歸于管理性基礎(chǔ)工作。而檔案管理人員滿足于老經(jīng)驗(yàn)、老辦法，拘于傳統(tǒng)的思維方式和工作模式，再加上配置的管理人員整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力有限，使得高校的檔案管理工作很難適應(yīng)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展。盡管近些年來，這些狀況有了一定程度改善，但源于檔案工作在學(xué)校處于邊緣地位，工作干好干壞一個樣，導(dǎo)致管理人員難以接受新事物、新方法，難以運(yùn)用新技術(shù)解決新問題。如何改變這種現(xiàn)狀？檔案管理工作者需要進(jìn)行習(xí)慣與觀念上的調(diào)整，要打破“從來如此”的觀念，重新認(rèn)識檔案工作的重要性；要善于用超前的眼光、集體的智慧、超前的思路、創(chuàng)新的舉措，不斷創(chuàng)新工作理念，全面提升檔案工作質(zhì)量和管理水平，豐富檔案工作內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)檔案整理規(guī)范化、目標(biāo)管理制度化，強(qiáng)化服務(wù)意識，把檔案工作做實(shí)、做細(xì)、做好。

2.2服務(wù)創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的手段。新時期學(xué)校的各項(xiàng)工作對檔案工作的需求在內(nèi)容上越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務(wù)領(lǐng)域上越來越寬，在服務(wù)方式上越來越活。為此高校檔案管理部門要緊跟時代步伐，搶抓機(jī)遇，加快檔案工作的發(fā)展步伐，按照“堅(jiān)持創(chuàng)新，突出服務(wù)”的思路，加強(qiáng)檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)該做好以下幾個方面的工作。

2.2.1實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。要樹立精品意識、特色意識，不能單純地追求檔案的數(shù)量和門類。高校檔案館既要有共性，更要體現(xiàn)個性和特色。要堅(jiān)持開發(fā)本校文化資源的特色，傳承學(xué)校優(yōu)秀歷史文化傳統(tǒng)。學(xué)校的歷史積淀了深厚的歷史文化傳統(tǒng)，是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新、開發(fā)校本文化資源的寶貴財(cái)富。如校訓(xùn)、校歌以及歷史沿革，名師、優(yōu)秀畢業(yè)生事跡等。

2.2.2實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新。要強(qiáng)化參與意識，努力實(shí)現(xiàn)“三貼近”：一是檔案服務(wù)創(chuàng)新要貼近學(xué)校的主旋律，把握學(xué)校中心工作，聚焦學(xué)校重大活動、重大事件、重要會議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面。二是檔案服務(wù)創(chuàng)新要貼近師生。今天的新聞則是明天的歷史。學(xué)校的歷史既是今天的精神財(cái)富，又是今天建設(shè)與發(fā)展的精神動力，檔案服務(wù)創(chuàng)新在配合學(xué)校工作上，特別是在師生的情感深處能引起共鳴；三是檔案服務(wù)創(chuàng)新要貼近學(xué)習(xí)生活。諸如在挖掘校史文獻(xiàn)實(shí)物背后的故事、校史考證、校史經(jīng)典、校史人物、學(xué)校典故等通俗性、大眾化檔案文化，結(jié)合學(xué)校校情和館情，在盤活館藏上下功夫，如建設(shè)永久性的校史博物館或校史陳列館，舉辦教學(xué)科研成果展、科學(xué)技術(shù)研究成果報(bào)告會、科技知識學(xué)術(shù)講座活動等；要加強(qiáng)館際協(xié)作，聯(lián)手搞好服務(wù)。在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下，加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，取長補(bǔ)短，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實(shí)行資源共享。

2.2.3實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能的創(chuàng)新。大學(xué)是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所[1]。檔案館可以建設(shè)成為學(xué)生的人文教育基地。一方面把檔案運(yùn)用到校園文化建設(shè)中，更能凸現(xiàn)出高校深厚的文化背景、時代精神、歷史精神和人文精神，對學(xué)生的全面發(fā)展具有重要作用。高校擁有豐厚的校園文化積淀、豐富的文化傳承、悠久的辦學(xué)歷史和杰出的教師和校友資源、豐富的科技資源及輝煌的建設(shè)成就，是歷代師生人文精神的凝結(jié)，它是吸引、感染并啟迪青年學(xué)生愛國榮校的課堂。

內(nèi)涵豐富的高校檔案是校園文化建設(shè)的寶貴資源，利用檔案對學(xué)生進(jìn)行理想和傳統(tǒng)教育、愛校敬業(yè)、自律、成才的教育，創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新精神的教育，使學(xué)校的辦學(xué)宗旨、辦學(xué)理念和辦學(xué)特點(diǎn)對學(xué)生的思想品德、行為習(xí)慣及價(jià)值觀念養(yǎng)成起到潛移默化的作用，使學(xué)生在具有傳統(tǒng)文化精神和人文精神的校園環(huán)境中得到熏陶，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

另一方面檔案館可以開展學(xué)術(shù)文化交流，展現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)、科研水平。高等院校的教學(xué)、科研檔案，記錄著師生在教學(xué)科研實(shí)踐中創(chuàng)造的教學(xué)科研成果，是學(xué)校學(xué)術(shù)水平的真實(shí)反映。開發(fā)利用教學(xué)、科研檔案，通過舉辦教學(xué)科研成果展、科學(xué)技術(shù)研究成果報(bào)告會、科技知識學(xué)術(shù)講座等活動，大力倡導(dǎo)勤奮學(xué)習(xí)、熱愛科學(xué)、追求真理的科學(xué)精神。著力于培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用能力，豐富知識面，啟迪學(xué)生的創(chuàng)作靈感和創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)意識，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)熱情，以彌補(bǔ)課堂教學(xué)的不足。

2.3技術(shù)創(chuàng)新是高校檔案工作發(fā)展的保障。檔案信息化建設(shè)要以檔案的信息資源為核心，以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)利用為目標(biāo)。換言之，資源建設(shè)是基礎(chǔ)，現(xiàn)代技術(shù)是手段，開發(fā)利用是目的。檔案的信息化，實(shí)際上也就是資源建設(shè)要搞數(shù)字化，現(xiàn)代技術(shù)方面要搞標(biāo)準(zhǔn)化，開發(fā)管理要搞網(wǎng)絡(luò)化，科學(xué)科學(xué)管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。具體而言，當(dāng)前要加快檔案信息化建設(shè)的設(shè)施建設(shè)，加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理，建設(shè)數(shù)字化檔案館。