人事檔案管理屬于人力資源管理中的一部分，人力資源管理是否科學(xué)離不開(kāi)人事檔案管理的輔助，通過(guò)人事檔案能夠了解人才的自身詳細(xì)情況，合理選擇需要的人才，而現(xiàn)階段人力資源管理中人事檔案管理存在問(wèn)題，需要進(jìn)一步有效提升人事檔案管理水平。

一、人力資源與人事檔案之間的關(guān)系分析

人力資源管理是與一定物力進(jìn)行有效的結(jié)合人力，通過(guò)運(yùn)用科學(xué)有效的方法合理組織、科學(xué)培訓(xùn)、合理調(diào)配，使物力與人力之間形成合理的比例，做到知人善用。人事檔案為人力資源管理提供基礎(chǔ)信息，人事檔案管理直接影響了人力資源管理工作的效率。

二、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的負(fù)面作用

1.虛假的人事檔案材料能夠阻礙人力資源的合理分配，虛假的人身檔案掩飾了檔案的真實(shí)性，如果存在這些缺乏真實(shí)性的人事檔案，那么人事檔案將失去使用價(jià)值。由于現(xiàn)在技術(shù)手段的提升出現(xiàn)了很多偽造學(xué)歷、偽造學(xué)士學(xué)位、個(gè)人簡(jiǎn)歷造假、年齡造假的情況頻發(fā)，使人事檔案管理產(chǎn)生很多問(wèn)題。檔案如果存在不對(duì)稱的信息將直接影響人力資源的合理分配，讓很多有才能的人員喪失就業(yè)機(jī)會(huì)。

2.如果人事檔案材料的管理缺乏集中性，使人力資源的管理效力降低。人事檔案需要客觀全面的介紹一個(gè)人的真實(shí)狀況，現(xiàn)在人事檔案材料中存在檔案內(nèi)容抽象，材料簡(jiǎn)單不細(xì)致，這樣很難通過(guò)檔案了解一個(gè)人的真實(shí)情況，對(duì)于企業(yè)通過(guò)人事檔案選拔人才的時(shí)候沒(méi)有任何參考價(jià)值，以至于直接影響到員工的正常晉升等等。

3.人事檔案材料管理方式陳舊，時(shí)效性不高，使人力資源的管理效率降低。我國(guó)現(xiàn)在已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了科技的發(fā)展和創(chuàng)新，因此，人事檔案的管理方式、管理制度以及管理體系都需要及時(shí)更新，這樣才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。如果人事檔案管理方式落后、管理制度得不到及時(shí)更新、管理體系不進(jìn)行改革，那么直接影響新制度、新方式、新體系的發(fā)展，導(dǎo)致人事檔案管理效率不高。由于我國(guó)很多城市的人員的流動(dòng)性大，如果不及時(shí)更新管理制度和技術(shù)水平，勢(shì)必將跟不上人事管理規(guī)劃的步伐，使人力、物力、時(shí)間大量的浪費(fèi)。

三、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的正面作用

1.人事檔案它的具體內(nèi)容是記錄了員工一生的個(gè)人經(jīng)歷及其日后發(fā)展過(guò)程，企事業(yè)單位通過(guò)人事檔案才能真正了解一位員工的過(guò)去，從而通過(guò)檔案來(lái)衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿Γ瑥亩行П苊馊瞬疟宦駴](méi)，企事業(yè)單位還可以通過(guò)人事檔案中的有效信息，最大限度的了解人才能否為自己的企業(yè)效力。

2.利用人事檔案企事業(yè)單位對(duì)人才能力的不同合理的安排適合他們的工作崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，為企事業(yè)的發(fā)展合理配置人力資源。

3.人力資源需求主要源于組織內(nèi)部，真實(shí)有效的人事檔案能夠分析組織內(nèi)部人力資源狀況能否適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)，從而制定科學(xué)的人力資源管理機(jī)制。

四、現(xiàn)代化的人力資源管理需要完善的人事檔案管理

1.人事檔案管理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該及時(shí)更新規(guī)章制度，這樣才能適應(yīng)人事檔案管理制度的發(fā)展，建立科學(xué)化、規(guī)范化、合理化人事檔案管理制度，才能幫助人事檔案管理更具有制度化與法制化。在人事檔案的管理中要建立完善保密的檔案材料傳遞系統(tǒng)，對(duì)人事檔案的登記過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來(lái)擬補(bǔ)人事檔案管理不足，還能將以前丟失的檔案材料查找出來(lái)，保證了人事檔案材料的完整。

2.將人事檔案集中納入人力資源統(tǒng)一管理中，人事檔案能夠更加真實(shí)的反映一個(gè)人的全貌，做為人事檔案的管理人員需要采取現(xiàn)代科學(xué)手段及時(shí)有效的更新全體人員的所以與工作相關(guān)的情況，在工作中為全體人員建立真實(shí)的人事材料，充實(shí)檔案的具體內(nèi)容。

3.人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，才能提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好的適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時(shí)我們對(duì)于檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)要進(jìn)行提升，更好的為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。

五、人事檔案管理對(duì)于提高人力資源管理的作用分析

1.檢索工具要進(jìn)行科學(xué)的完善，建立合理的人事檔案管理目錄人事檔案檢索工具要具備多種類、高功能、檢索效率快，檔案檢索工具要滿足檔案信息保存的需要，我們要滿足檔案與日劇增的需求，我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的情況建立檔案的檢索目錄。檢索工具要設(shè)計(jì)的簡(jiǎn)單方便使用，符合人事檔案使用的習(xí)慣，符合檔案內(nèi)容資料和形式特征。

2.人事檔案管理人員要參與單位的薪酬管理制度為了能夠更好的提高人事檔案管理在人力資源管理中的作用，作為檔案管理工作人員要參與單位薪酬評(píng)判，從而制定合理的薪酬制度。逐步推廣績(jī)效工資，增加業(yè)績(jī)，制定績(jī)效考核機(jī)制、獎(jiǎng)金分配機(jī)制。

3.做為人事檔案管理人員要進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，并建立獎(jiǎng)金與工作掛鉤機(jī)制提升人事檔案在人力資源管理中的作用，人事檔案管理人員要進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)。比如對(duì)檔案管理技術(shù)維護(hù)人員提供培訓(xùn)教育課程，這對(duì)于建立完善的員工檔案提供幫助，對(duì)日后晉升、評(píng)定職稱有一定的幫助，為員工獎(jiǎng)金評(píng)定提供重要的參考依據(jù)。

4.人事檔案管理必須與人力資源管理相適應(yīng)采用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)管理手段對(duì)人事檔案信息進(jìn)行有效的管理，利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理方式爭(zhēng)強(qiáng)人力資源部門與外界人才之間的溝通交流，從而開(kāi)放交流模式。伴隨我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人力資源對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展日益明顯，現(xiàn)階段的人才流動(dòng)非常頻繁，促進(jìn)了人才質(zhì)量的提高。而政治體制的改革與深化，人事檔案社會(huì)化開(kāi)發(fā)式管理模式將成為普遍使用的人力資源管理模式。

六、總結(jié)

真實(shí)有效的人事檔案能夠幫助人力資源建立與開(kāi)發(fā)。因此，我們需要發(fā)揮人事檔案管理作用，促進(jìn)人力資源管理發(fā)展。

作者：曾顯策 單位：柳河縣人力資源和社會(huì)保障局