人事檔案管理是一項十分復雜且繁瑣的工作，尤其是在當代信息決定效益、信息決定成敗的市場經濟環境下，人事檔案管理工作只有不斷地改革與創新，順應時代的發展需要，充分運用先進的計算機通信技術及其互聯網功能，才能不斷地提高管理工作水平，推動人事檔案的管理工作朝著現代化方向邁進。

1計算機通信技術在人事檔案管理工作中的重要作用

（1）提高人事檔案管理工作的效率。我們都知道，人事檔案管理工作是十分繁瑣且細致的，很多流程都是基于經驗之下的重復勞動，需要耗費大量的時間和精力。計算機通信技術在人事檔案管理工作中的運用，可以使得人事檔案管理人員從繁瑣的重復勞動中解脫出來，幫助其合理地運用影像特性，將所采集到的個人照片與信息清晰完整地反映出來，在圖文并茂的情況下使得檔案使用者可以更直觀地了解與掌握所需要的信息，大大地提高了檔案管理工作的效率，也使得人事檔案管理工作朝著更加現代化、科學化的方向邁進。

（2）促進信息資源利用的最大化。從傳統意義上來看，人事檔案管理的載體是紙，這很容易出現遺失或者損壞，不利于檔案的攜帶與傳遞。而人事檔案管理工作實現信息化后，各種信息資源和數據是以數字信號的形式展示出來的，而不是傳統的依靠紙張當作載體，從而使得人事檔案的傳輸與使用效率在更大的程度上得到提高；與此同時，在人事檔案管理工作中合理地運用計算機通信技術，可以更好地實現資源共享，將各類人事信息資源系統化地整理出來，為檔案信息使用者以及有關部門提供必要的依據與參考。

（3）保護人事檔案載體。在過去漫長的人事檔案管理工作中，檔案材料的保管主要依靠的就是就是紙質載體，它的客觀性是毋容置疑的，所以，對于人事檔案紙質材料的保管工作不但難度大而且質量低。而受社會發展進步的影響，人事檔案的利用率卻越來越高，各項工作中經常需要查閱個人信息，翻閱次數的增多、重復裝訂等使得薄薄的紙張不堪重負。實現信息化后，信息需求者就可以從人事檔案信息系統內求得所需要的數據資料，減少了與紙質原始材料的接觸，從而對人事檔案載體形成了一定的保護。

2利用計算機通信技術不斷提升人事檔案管理工作水平的對策

在計算機通信技術的影響下，現代人事檔案管理工作水平取得了顯著的進步，但仍需不斷的提高，具體方法可以從以下幾方面著手：

（1）強化人事檔案管理信息化建設。要想在更大程度上提高人事檔案管理工作效率，就要科學、合理地引進計算機通信技術，不斷強化人事檔案管理的信息化建設，進一步提高工作的質量。首先，要強化人事檔案數據庫建設，以人事部門所擁有的計算機為中心，借助于掃描儀、光盤、計算機以及多媒體等交互式技術，實現與單位企業部門之間的數據連接，并且通過建立人事檔案的錄入、維護、備份、更新、歸檔以及檢索等各環節的技術標準，使得所構建的信息系統能夠滿足各部門對人事檔案信息的需求，其他部門可以在權限允許的情況下，直接對人事檔案管理部門的數據庫進行查詢、訪問，從而逐步提升人事檔案信息化管理的價值與作用；其次，為了提升人事檔案信息系統的安全性，可根據具體情況對系統用戶分權限設置，通過操作權限設置、防火墻設置、密碼訪問等多種多樣的方式，使得每一個系統用戶都有特定的數據訪問權限和功能設置權限，且對于重要的數據資料要實行物理存儲和訪問的隔離，保證人事檔案管理數據的真實性、可靠性；在此進程中，還要派專業人員定期或者不定期地對信息系統進行維護，一旦發現安全隱患問題，要及時妥善地進行解決與處理，做到防患于未然；再者，要想使得計算機通信技術在人事檔案管理工作中發揮出更大的作用，相關負責人要開辟專供用戶發表意見與建議的網絡平臺，鼓勵信息用戶根據自己的使用體驗積極地說出自己的想法，從而在集思廣益的基礎上為人事檔案信息化管理工作的完善提供更多的活力和源泉。

（2）培養高素質的人事檔案信息化管理人員。在信息時代，市場的競爭已經逐漸轉變為優秀人才的競爭，培養高素質的人事檔案信息化管理人員，是提高檔案管理效率的關鍵，更是推動人事檔案管理工作朝著更加正確、科學的方向邁進的需要。具體做法：其一，人事檔案部門負責人要根據實際工作需要，通過組織“人事檔案信息化管理”為主題的專題會議、主題性的拓展訓練活動、推薦優秀員工外出深造、邀請外界專家前來指導等多種有效的方式，全方位地引導人事檔案管理人員注重學習先進的計算機通信知識，學習相關的計算機操作技能、程序以及軟件應用的流程等，逐步培養出既懂人事檔案管理又知曉計算機系統操作規范的高素質復合型人才；其二，有效的激勵考核機制可以在更大程度上提高人事檔案管理人員的工作熱情與主動積極性。一方面，領導要從整體戰略的角度出發，舍得投資，不斷更新計算時通信設備，引進專業的計算機技能人才，在以人為本的基礎上還要重視硬件設施的建設，設立專業的計算機技能培訓機構，廣泛的培養計算機信息技術的操作人員，只有這樣，人事檔案的信息化管理工作才能得到不斷的提高，且后繼有人。現代社會畢竟已經進入到了信息時代，計算機網絡無處不在，熟練地掌握這些技能并不斷地引進新設備、培養新的專業人員是確保人事檔案管理工作實現信息化的基本保障。另一方面，還要加強對人事檔案管理人員的考核，考核的內容要包括計算機操作熟悉程度及其業績等，通過考核這種方式方法督促相關工作人員嚴格要求自己，保證工作質量。考核結果可以通過局域網在一定的范圍予以內公示，員工也可以通過局域網絡向上級領導反映自己的意見，從而增進領導與員工之間的溝通與了解。

（3）紙質檔案與電子檔案相結合。長期以來，我國企事業單位的人事檔案管理都采用的是紙質檔案管理的方式，尤其是人事檔案在發揮其法律效應或者憑證時，紙質檔案較之于電子檔案，就有著更加安全、直觀以及認同感高的優勢。因此，要想更好地發揮計算機通信技術在人事檔案管理中的重要作用，就要在遵循這種慣有的認同感的基礎上，結合人事檔案管理工作的實際需要，在做好電子檔案工作的同時，也要分門別類、定期地對紙質檔案進行科學的管理，對于法律效應、憑證、對安全要求較高的檔案，要進行紙質管理，尤其是最原始的材料，要專人負責、不可隨意借閱，并且將必要內容進行電子備份，以便為人事檔案的完整性、安全性提供更扎實的保障；除此之外，由于紙質檔案傳閱面比較窄等因素，有些如反映企事業單位的性質、經營狀況、競爭優勢等內容的應當加大對外宣傳的檔案資料卻不為人所知，此時可以合理地運用現代信息化的平臺，加大宣傳力度，使得部分檔案信息資源能夠得到很好的推廣與宣傳，提高企事業單位的知名度。

作者：王晶晶 單位：平頂山高級技工學校