計算機技術在檔案信息化管理中的應用淺談

　　摘要：進入大數據時代，如今檔案信息化管理不斷滲透到每一個領域，為了能夠讓信息的獲取不受時間空間的限制，在檔案管理的領域普遍會使用到計算機，這一舉措有兩大好處，一方面使得檔案管理的效率被大大的提高增強，二是檔單信息化管理較之一般檔案管理具備卓越的優勢。通過查閱文獻發現，對于檔案信息化的定義概括而言就是檔案信息化管理就是通過計算機程序識別讀取將實體的資源轉化成數字化數據電子信息資源，并且保證這些數字化資源后續在任何一臺智能設備都可以被讀取使用。經過整合處理加工大量的數據資料，在后臺建立專屬的信息資料數據庫，在此基礎上形成信息管理系統，統一將信息資料數據加以收集、分類、整理、存儲，方便之后需要的時候及時進行查閱使用。

　　關鍵詞：計算機技術，檔案信息化，管理

　　利用計算機網絡進行數據的傳遞與交流，就是今天我們所討論的檔案信息化的關鍵，也就是核心所在。這一過程，需要首先背靠互聯網平臺，通過無線網絡傳輸，讓檔案信息在世界范圍內暢通無阻的進行輸送接收，不管身處何處身在何地都能及時查閱到你需要的信息和數據，有利于管理部門、資料的需求者們之間建立溝通的橋梁和紐帶，充分發揮檔案的價值和意義，檔案信息化管理所具備的內涵和特點對傳統的檔案系統和管理人員提出了新的要求，并且隨著經濟的發展以及人民需求的變化，在檔案信息化的建設過程中，也時刻面對人民的考驗時代的變換，衍生出一些需要討論和解決的新問題。

　　一、檔案管理現狀

　　檔案檢索的方式目前來說有兩種，第一種是手工檢索，第二種是計算機檢索方式，但是，依照現今的情況來看，手工檢索這種傳統的方式仍然有很多地方在使用，雖然各檔案部門不停的革新選擇各種方式優化手工檢索，開發了新的檢索工具，各種形式得以出現，但是仍然陷入求多不求精的誤區之中，以檔案檢索工具的數量去提高檔案檢索的質量，實乃錯誤。

　　目前來看，大多數的辦公部門工作的方式歸納來說就是移交檔案，編目立卷、存出入庫、査閱調卷。采取計算機辦公的方式在于處理文字工作，財務計算管理工作等需要數據的工作上面，管理的載體仍舊是紙，其他智能的方式，例如光盤、U盤、3D識別技術雖然在工作之中也有應用，但是應用的較少，建立的后臺數據庫容量與現如今所需要的檔案信息化數據庫容量不可同日而語。

　　二、檔案管理存在問題

　　(一)檔案管理的信息化工作重視不夠

　　檔案管理的信息化工作需要工作管理人員去實現，反觀今天管理人員的態度存在重視度不夠的現象，這一現象大大限制了檔案信息化工作的進一步開展，不能正視檔案信息化帶來的優勢，就不能推動檔案信息化工作的進程。一方面檔案資料的數據龐多，僅靠人工錄入，耗時耗力，來不及歸檔的現象大大存在，另一方面計算機的使用也是管理人員的一大弊端，很多檔案整理人員年歲已大，接觸計算機較晚，網絡辦公技術生疏，領導也不懂得計算機智能體系的運用，采取舊式傳統的辦公理念方法，舉步維艱。

　　(二)計算機信息化流于形式，缺乏大規模應用

　　管理人員對檔案管理信息化輕視，再加上一些觀念保守的工作人員對計算機帶來的便利視而不見，上級領導在安排進行計算機信息檔案整理時并不嚴謹，從而使得計算機信息化流于形式，難以形成大規模的應用模式。我們必須要正視將檔案進行信息化的保存，傳統的檔案管理模式已很難適應市場經濟發展的需要，可以說檔案管理信息化已經是一種大勢所趨。隨著工作人員的更新換代，計算機信息化流于形式的情況持續不了多久。在檔案管理更新換代中也有著互相推諉的情況，下級推到上級，上級不重視，最終讓計算機應用流于形式，不能夠大規模的應用。

　　(三)應用手段較低，水平不足

　　計算機檔案管理信息化流于形式、管理人員墨守成規不接受新的事物、上級領導對檔案信息管理化的輕視，最終導致即便是我們在工作學習中應用了檔案信息化，也無法與高效、快速、便捷這三個優點掛鉤，再加上管理檔案人員一般為保守人員，對計算機信息化學習性不高，不能適應高新科技帶來的變化，水平自然也就低下。計算機更新換代速度之快是難以想象的，所以上述問題必然導致檔案管理所使用的計算機性能低下，計算機中的軟件硬件均為較低水平，是難以支撐高效的檔案管理。

　　三、計算機技術在檔案信息化管理中的應用

　　(一)加強檔案信息化管理的重視程度

　　提高檔案管理人員的意識，加強對于檔案信息化管理的重視程度，不僅是從業人員，領導也要改變觀念，從上而下的重視起來，做好崗前培訓，招聘對口專業的職員，在崗期間不斷加強學習相關知識，做好大數據時代檔案管理的信息化工程工作，改變消極怠工的態度，知行合一的運用到如今的檔案信息化管理工作中去。

　　(二)加強信息化管理的實際應用，避免流于形式

　　一是必須讓管理檔案的工作人員以及上級管理人員真切體會到計算機信息化的便利，以真正的高效性、便捷性打動墨守成規的管理人員，讓他們對計算機信息化從內心不再抵觸。傳統檔案存在著人工工作、效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等缺點，我們就針對這些缺點下手，讓懂技術的新型信息化人才手把手幫助不理解的工作人員進行學習，從而更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高工作學習效率。

　　二是開設學習培訓講座，宣傳信息化管理的優勢，讓保守人員明白自己墨守成規是毫無意義的，信息化管理已經是大勢所趨，不學習就會被淘汰。信息化更是實現國家信息工程的重要步驟，進行檔案信息化也是為與其他檔案管理平臺更好的進行匯總溝通，從而讓檔案管理更加集中。

　　四、結語

　　檔案管理信息化建設，在大數據智能時代的背景下，顯得尤為重要，因此完成好這項工作，是網絡時代檔案管理的新要求，一靠領導以及管理人員的重視和計算機素質水平得以實現，二靠先進的系統技術和設備作為基礎，建設縱橫發展交錯的傳輸網絡，三靠充足的資金，招聘對口人才，培訓從業人員，購入尖端設備。

　　參考文獻：

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　　[2]周本仙.人事檔案管理的網絡信息化建設初探[J].科技創新與應用，2019(30)：193-194.

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