事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和問題

　　事業(yè)單位中的檔案管理是一項頗為復(fù)雜的工作，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，將信息化技術(shù)運用在檔案管理中取得了良好的效果，本文主要研究事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和問題。

　　《廣東檔案》堅持為社會主義服務(wù)的方向，堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導(dǎo)，貫徹“百花齊放、百家爭鳴”和“古為今用、洋為中用”的方針，堅持實事求是、理論與實際相結(jié)合的嚴(yán)謹學(xué)風(fēng)，傳播先進的科學(xué)文化知識，弘揚民族優(yōu)秀科學(xué)文化，促進國際科學(xué)文化交流，探索防災(zāi)科技教育、教學(xué)及管理諸方面的規(guī)律，活躍教學(xué)與科研的學(xué)術(shù)風(fēng)氣，為教學(xué)與科研服務(wù)。

　　1事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

　　1.1事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀如今事業(yè)單位需要儲存于處理大量的重要信息，這也關(guān)系到事業(yè)單位的工作發(fā)展，檔案中包含的不僅有每一位員工的身份信息，還有單位工作時的流程記錄。因此一旦管理不當(dāng)，泄露出去，會給單位造成很大的損失。目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀中主要存在如“對檔案管理工作重視度不足”“管理模式落后，設(shè)備老舊”“檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)知識不高”等情況。在現(xiàn)實工作情況中，事業(yè)單位的工作人員往往認為檔案管理的再完美也不會給單位帶來實際上的經(jīng)濟收益或者其他好處。因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理不夠重視，也導(dǎo)致了下級員工對待檔案管理采用消極態(tài)度。許多的檔案管理人員不了解檔案管理工作對事業(yè)單位的重要性，因此在工作時期，對待檔案記錄管理工作，要么一筆帶過要么拖延怠慢。總之，檔案管理工作進行不是十分順利。同時，雖然科學(xué)技術(shù)已經(jīng)進步不少，但現(xiàn)在大部分的事業(yè)單位對待檔案管理仍采用老舊的記錄方式與管理模式。檔案管理工作人員仍采用賬目、書本記錄的方法，既費時費力，有增大工作強度。更因為如今信息變更速度逐步加快，老舊的檔案管理模式早已不在適應(yīng)檔案管理工作的難度了。檔案管理工作看似重復(fù)簡單，但其中還是需要采用專業(yè)知識才能高效完成任務(wù)。在現(xiàn)在一般的事業(yè)單位中，檔案管理人員一般都是選用普通人員，不需要專業(yè)對口。這導(dǎo)致工作人員不了解檔案管理相關(guān)知識，進行管理工作較為吃力，也不會采取科學(xué)的管理手段。

　　1.2事業(yè)單位檔案管理需要注意的問題由于現(xiàn)在的檔案管理工作已經(jīng)成為了一個比較復(fù)雜的系統(tǒng)工作，因此需要注意從多個層次進行檔案管理。檔案管理在管理過程中需要注意分為檔案實體管理與信息管理兩個部分，再通過這兩個部分細分成小系統(tǒng)，這樣才能快捷且有序的進行管理。其中檔案的實體管理有多個環(huán)節(jié)組成，分別包括收集整理、鑒定保管，統(tǒng)計分類等環(huán)節(jié)。而檔案信息管理則是進行信息加工與輸出。信息加工是指對檔案進行目錄編制、文獻匯編、參考資料匯編等工作。信息輸出則指檔案信息可適當(dāng)提供閱覽復(fù)制，咨詢外借甚至出版展覽。管理人員要意識到檔案管理的目的就是提供最終整理好的檔案信息，為事業(yè)單位進行實踐服務(wù)。檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都不能遺漏，它們需要擁有一個科學(xué)而又固定的程序，相互關(guān)聯(lián)著，相互制約著，為了實現(xiàn)檔案管理工作，進行有機結(jié)合。并且在檔案管理中，使用的基礎(chǔ)設(shè)施還需完善。一般來說檔案主要采取紙質(zhì)文件進行存儲，一旦管理不當(dāng)，將會損失極大。在管理方面需要盡量普及計算機、網(wǎng)絡(luò)等方面的使用，這樣既能使得管理工作變得快捷有效，還能降低檔案的儲存空間，保證檔案的存儲安全。因此事業(yè)單位對于檔案的管理，不僅需要更新管理模式，在基本的基礎(chǔ)設(shè)施上也要采取改革，盡力往智能化、自動化等方向發(fā)展。

　　2針對事業(yè)單位檔案管理的有效對策

　　由上文我們已經(jīng)清楚如今事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在不少問題，如基礎(chǔ)設(shè)計不夠完善，不夠重視檔案管理以及檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠等情況。那么事業(yè)單位應(yīng)該采取怎樣的對策來面對檔案管理現(xiàn)狀呢?2.1事業(yè)單位需要加強對檔案管理工作的重視程度。在檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)要意識到自己是檔案管理工作的管理與策劃者，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管路的重視程度會直接影響單位檔案管理工作的進行。因此，單位要想進行好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)需要提高對檔案管理的認識與重視。在日常的工作中，可以將檔案管路放進干部隊伍建設(shè)中，加進日常的議事日程中，及時關(guān)注檔案管理動態(tài)。其次還可以在相關(guān)的管理部門中建立一個專門的檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，采取定期檢查檔案管理工作的制度，及時指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理人員的工作。最后還需要完善檔案管理人事考核制度，對檔案管理工作采取定性考核，使得不規(guī)范的檔案管理工作更加制度規(guī)范，與科學(xué)。2.2可以盡力加強檔案管理工作中使用到的基礎(chǔ)建設(shè)。為了支持檔案管理的工作建設(shè)，及時完成檔案管理的更新，其使用的基礎(chǔ)建設(shè)、硬件設(shè)施也需要及時更換。使用良好的基礎(chǔ)設(shè)施，可以為檔案創(chuàng)造一個舒適的存儲環(huán)境，同時還需保障防火、防潮、防盜等要求，設(shè)立專門的計算機設(shè)備與系統(tǒng)設(shè)施，也能夠為檔案管理工作創(chuàng)造條件。2.3事業(yè)單位需要選取優(yōu)秀的管理人員，建設(shè)一個綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。檔案管理人員是直接接觸到檔案管理的工作人員，他們的職業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理水平的高低水準(zhǔn)。在事業(yè)單位中，檔案管理人員需要有著強烈的責(zé)任心與可靠的政治素養(yǎng)。因此事業(yè)單位在日常工作中不能疏忽對管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。首先，在日常的工作生活中，管理部門可以定期對檔案管理人員進行相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，保證管理人員能夠熟練掌握管理檔案的新模式與新方法，及時學(xué)習(xí)檔案管理的先進技術(shù);其次，還需要對管理人員進行思想政治上的培訓(xùn)，樹立他們正確的價值觀，擁有正確的政治覺悟。培養(yǎng)起管理人員的責(zé)任心，使得他們對檔案管理工作更加上心。管理部門只有選擇與培養(yǎng)正確靠譜的檔案管理工作人員，才能保證檔案管理水平。

　　3結(jié)論

　　總而言之，本篇論文對單位事業(yè)檔案管理的研究只是粗淺探討，只占冰山一角，提出的相應(yīng)解決的對策也不能十全十美的解決問題。單位事業(yè)應(yīng)該清楚意識到，在工作改革不斷進行的同時，要想管理好企業(yè)單位就需要足夠了解單位本身，要想足夠了解好單位本身就需要良好對待單位的檔案信息。只有科學(xué)管理好檔案，才能在實際工作中為事業(yè)單位合理利用資源提供有力的支持。積極采取現(xiàn)代化檔案管理模式，為事業(yè)單位的信息管理作出科學(xué)有效地調(diào)整。