農(nóng)藝師論文農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營進銷存管理系統(tǒng)的運用與維護分析

　　隨著農(nóng)業(yè)農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營頻繁的入庫、出庫, 大量的客戶信息, 傳統(tǒng)手工管理記帳, 諸如此類讓業(yè)者難以應(yīng)付, 容易出錯, 降低管理效率的方式不再適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)營管理的需要。應(yīng)用進銷存系統(tǒng)管理經(jīng)營業(yè)務(wù), 準(zhǔn)確把握、分析農(nóng)業(yè)良種市場供需變化, 以良種庫存為管理核心, 動態(tài)跟蹤庫存的變化, 提供綜合查詢、統(tǒng)計、分析、打印各種報表等功能, 準(zhǔn)確及時地為決策者提供第一手信息。通過改善管理手段, 提高管理效率, 從而實現(xiàn)采購、入庫、出庫、銷售一體化的管理。

　　《農(nóng)業(yè)技術(shù)經(jīng)濟》(月刊)創(chuàng)刊于1982年，是由中國農(nóng)業(yè)技術(shù)經(jīng)濟研究會和中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟與發(fā)展研究所共同主辦，國內(nèi)外公開發(fā)行的學(xué)術(shù)性期刊。是全國農(nóng)業(yè)經(jīng)濟類的核心期刊。雜志突出“技術(shù)與經(jīng)濟”、“理論、方法與實證”兩個結(jié)合的辦刊宗旨，力爭為科研、教學(xué)服務(wù)，為經(jīng)濟主戰(zhàn)場服務(wù)，為政府宏觀決策服務(wù)的辦刊方針。

　　1 立題分析

　　農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營過程中, 若要及時了解庫存情況、銷售情況, 例如:什么時間需要進貨, 哪些品種庫存積壓, 以及某段時間某客戶的購貨情況, 或出庫記帳但不走現(xiàn)金管理 (短期賒貨) 情況, 均需翻閱各種帳目或查詢大量的票據(jù), 很難在短時間內(nèi)得到有關(guān)信息。在手工管理的情況下, 銷售人員很難對客戶作出正確的供貨承諾, 缺少準(zhǔn)確的銷售計劃, 進貨品種及數(shù)量和市場需求很難正確反映到良種推廣環(huán)節(jié), 銷售網(wǎng)點之間的品種需求調(diào)節(jié)不通暢, 這些都是市場競爭中非常不利的因素。進銷存管理是農(nóng)業(yè)經(jīng)營管理的核心環(huán)節(jié), 如果能夠計劃進貨, 及時銷售, 降低庫存, 減少積壓, 才能取得良好效益。進銷存管理系統(tǒng)的應(yīng)用, 由傳統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)處理走向支持決策, 這表現(xiàn)在管理中運用的預(yù)測和各種數(shù)學(xué)模型來定量分析經(jīng)營中的問題。進銷存管理信息系統(tǒng)可以結(jié)合管理需要, 提供充分?jǐn)?shù)據(jù), 為經(jīng)營環(huán)境創(chuàng)造模擬經(jīng)營條件。由此可見, 進銷存管理決策的正確與否直接影響了農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營效益。

　　2 系統(tǒng)功能

　　良種進銷存管理系統(tǒng)是對商品進貨、銷售、庫存、價格、財務(wù)進行全面管理的系統(tǒng)。通過采集經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的各種原始數(shù)據(jù), 根據(jù)經(jīng)營管理的數(shù)據(jù)需求, 對原始數(shù)據(jù)進行分類、匯總、分析, 使經(jīng)營者隨時了解經(jīng)營狀況, 做出正確的經(jīng)營決策。系統(tǒng)對經(jīng)營過程中商品進貨、銷售、庫存信息進行有效地控制, 降低商品經(jīng)營成本, 擴大商品銷售數(shù)量, 縮短商品資金周轉(zhuǎn)周期, 提高經(jīng)濟效益。因此, 一套完整的良種進銷存管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括: (1) 客戶檔案模塊; (2) 商品目錄模塊; (3) 進貨管理模塊; (4) 商品銷售模塊; (5) 檢索查詢模塊; (6) 商品庫存管理; (7) 營銷分析模塊; (8) 輔助功能模塊。

　　2.1 客戶檔案模塊

　　此模塊主要功能是管理客戶信息, 包括客戶編碼、客戶名稱、信譽等級、納稅人登記號、開戶銀行、銀行帳號、送貨地址、聯(lián)系人、電話、傳真、傳呼、手機等。用戶可以根據(jù)需要進行增加、修改、刪除、查詢操作, 并可打印客戶的檔案信息。

　　2.2 商品目錄模塊

　　此模塊主要功能是管理商品的目錄信息, 包括商品編碼、商品名稱、條碼號、規(guī)格、計量單位、生產(chǎn)廠家、安全庫存量等。用戶可以按商品的生產(chǎn)地區(qū)、生產(chǎn)商類別、商品類別進行組合查詢。

　　2.3 進貨管理模塊

　　此模塊主要功能是管理采購訂單完成情況。包括良種的打折、稅率計算;自動按移動加權(quán)平均法計算;退貨可選擇進貨單進行退貨, 退貨情況可在進貨單中得到反映;可選擇退貨款的處理方式, 退現(xiàn)款或者沖應(yīng)付款;付款單可選擇多種付款類型 (應(yīng)付款、預(yù)付款、預(yù)付沖應(yīng)付、應(yīng)付轉(zhuǎn)預(yù)付) ;可采用對單付款的方式, 跟蹤每筆進貨業(yè)務(wù)的付款情況;可提供與良種、供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員、倉庫等相聯(lián)系的詳細報表;靈活的排序功能, 可實現(xiàn)組合排序。

　　2.4 商品銷售模塊

　　此模塊主要功能是銷售訂單跟蹤, 包括銷售記帳處理、沖帳處理、清帳、退貨管理。其中, 退貨管理分為客戶退貨處理、退貨 (給廠家) 處理、退貨 (給廠家) 商品的返回處理。在退貨 (給廠家) 商品的返回處理中根據(jù)其返回商品的不同情況進行分類并分別處理。此模塊可以看到客戶的欠款情況;當(dāng)客戶欠款超過銷售開單中客戶的信譽額度時, 會自動報警;可選擇銷售單進行退貨, 退貨情況可在銷售單中得到反映;可采用對單收款的方式, 跟蹤每筆銷售業(yè)務(wù)的收款情況。

　　2.5 檢索查詢模塊

　　靈活的排序功能可實現(xiàn)組合排序;可自定義查詢條件, 查詢您所需要的所有系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息;此模塊可實現(xiàn)排序和條件選擇的高級組合式查詢方式, 信息準(zhǔn)確且效率高。

　　2.6 商品庫存模塊

　　此模塊主要功能包括商品入庫處理、沖帳處理、庫存記帳瀏覽、清帳、庫存盤點、及各種報表的打印等。用戶可以按商品的進貨日期、商品編號查詢商品的庫存情況。此模塊的突出特點是庫存報警:主要功能是檢索低于或超出安全庫存的商品, 向管理者提示商品短缺或過剩情況, 以利于及時組織或處理貨源, 避免因庫存不足或超額而造成不必要的經(jīng)濟損失。2.7營銷分析模塊營銷分析主要是對良種間品種差異、某客戶銷售狀況及區(qū)域化良種品種銷售狀況進行分析。通過各種組合查詢, 反映商品銷售的特點及流向, 給管理者提供決策信息。

　　2.8 輔助功能模塊

　　此模塊主要包括數(shù)據(jù)恢復(fù)與保護、員工檔案管理、自動恢復(fù)數(shù)據(jù)、退出系統(tǒng)。在退出本系統(tǒng)之前, 系統(tǒng)自動在硬盤中制作數(shù)據(jù)的一份副本。系統(tǒng)在非正常退出時, 可能丟失數(shù)據(jù), 自動恢復(fù)數(shù)據(jù)功能使系統(tǒng)恢復(fù)成上次退出本系統(tǒng)前的狀態(tài), 使用戶的損失減少到最小。

　　3 系統(tǒng)的應(yīng)用維護

　　農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營進銷存信息系統(tǒng)是采購、計劃和控制的基礎(chǔ)。另具備銀行存款、現(xiàn)金管理, 最終得出年或月利潤統(tǒng)計。進銷存信息系統(tǒng)設(shè)計的總體目標(biāo)是通過對進貨、銷售、客戶、訂單、庫存的管理, 及時準(zhǔn)確了解采購、銷售、庫存等綜合情況, 以便為農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營決策者作出準(zhǔn)確的判斷提供依據(jù)。并通過進銷存數(shù)據(jù)的分析, 為管理及決策人員提供庫存資金占用情況、物資短缺 (超儲) 情況、客戶訂單的發(fā)貨情況、產(chǎn)品的訂購情況。通過清倉盤庫管理, 保證帳面與實物一致, 為計劃及決策人員提供實時準(zhǔn)確的存貨信息, 以便及時調(diào)整供應(yīng), 保證農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營各項環(huán)節(jié)順利進行。

　　3.1 數(shù)據(jù)庫、客/服結(jié)構(gòu)支持

　　M icrosoft SQ L Server2000是農(nóng)業(yè)良種經(jīng)營業(yè)者和獨立軟件供應(yīng)商們 (Indepent Software V endors, ISV s) 創(chuàng)建應(yīng)用程序時首選的關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) (R D V BM S) 。其具有客戶機/服務(wù)器 (C/S) 的結(jié)構(gòu), 可將數(shù)據(jù)庫與Internet緊密連接, 可以通過W eb瀏覽器顯示數(shù)據(jù)的操作, SQ L Server在易用性、可收縮性和可靠性, 數(shù)據(jù)倉庫等方面獲得了重大創(chuàng)新。采用客/服結(jié)構(gòu) (C/S) , 服務(wù)器用于存儲數(shù)據(jù), 處理數(shù)據(jù)請求, 維護數(shù)據(jù)完整性而客戶端用于處理用戶對話框生成數(shù)據(jù)請求, 顯示返回結(jié)果。另外, 客/服 (C/S) 可以根據(jù)數(shù)據(jù)流的方向和操作的責(zé)任來判斷, 一個分工細致的數(shù)據(jù)系統(tǒng), 如果它接受一個或多個客戶端系統(tǒng)傳來的數(shù)據(jù)和命令, 并把處理結(jié)果返回其他數(shù)據(jù)系統(tǒng), 那么它就充當(dāng)了服務(wù)器的功能, 可以有效地為多個用戶分配可用的數(shù)據(jù)資源。

　　3.2 基本信息的建立及維護

　　供/銷客戶管理。客戶基本信息和供貨商信息的新建及修改, 能夠?qū)蛻粲幸粋€清楚地了解, 通過客戶管理部分保持和客戶良好關(guān)系。能夠根據(jù)客戶信息查詢客戶訂單完成情況。得到客戶反饋意見, 及時處理。商品類型的建立或變更, 例如:作物良種:小麥類型、玉米類型;商品基本信息管理:淄博地區(qū)玉米為例:萊農(nóng)14號、鄭單958、金海601等;管理員信息管理:系統(tǒng)管理員的添加、刪除和修改密碼等。進貨、銷售信息管理:商品進貨/銷售基本信息主要是進貨單價和銷售單價、進銷日期及品種批次等;分類查詢:可以根據(jù)商品類型來查看某種商品的進貨、銷售、報損情況;進貨、銷售、報損分析:根據(jù)當(dāng)庫存量最多的前幾項商品和進貨量最少的前幾項商品更新庫存, 進貨、銷售、借貸信息的變動直接關(guān)系到庫存的變化。

　　3.3 良種進銷存數(shù)據(jù)管理

　　3.3.1 訂單管理

　　對于訂單能夠?qū)崿F(xiàn)計算機連網(wǎng)輸入, 查詢, 跟蹤和確認(rèn)。銷售部門輸入訂單, 能夠根據(jù)數(shù)據(jù)記錄一直跟蹤下去。業(yè)者做到以銷定購, 在庫存中備有一定地儲備量。訂單可以根據(jù)多個方面進行匯總分析。

　　3.3.2 進購計劃根據(jù)客戶訂單地要求和業(yè)者現(xiàn)有的庫存, 自訂進購計劃。

　　3.3.3 發(fā)貨計劃

　　根據(jù)客戶訂單地要求和經(jīng)營業(yè)者現(xiàn)有地庫存, 自訂發(fā)貨數(shù)量, 發(fā)貨順序等計劃, 形成貨物銷售單。

　　3.3.4 購銷銜接

　　利用進銷存系統(tǒng)后, 要求能對整個進購過程進行實時的監(jiān)控, 特別是一些熱銷良種的庫存量和采購能力。對于即將采購的良種, 能夠提前將信息由采購部門傳遞到銷售部門, 這樣銷售部門可以根據(jù)客戶訂單的要求, 提前做好發(fā)貨的準(zhǔn)備, 對于不能按時采購的良種, 系統(tǒng)自動向經(jīng)理發(fā)出預(yù)警, 以便及時采取措施。3.3.5良種庫存通過本系統(tǒng), 能夠清楚的看到農(nóng)業(yè)經(jīng)營業(yè)者庫存的良種數(shù)量, 庫存地點等信息。對于庫存過多和過少地良種進行報警。使得采購部門和銷售部門都能夠根據(jù)庫存信息作出決策。

　　3.3.6 商品報損信息包括商品報損數(shù)量、報損原因等

　　商品報損管理功能完成報損信息登記、修改和刪除等。分類查詢可以根據(jù)商品類型來查看某種商品的損耗情況;報損信息的變動同樣直接關(guān)系到庫存的變化, 報損分析可列出當(dāng)前報損量最多的前幾項商品和報損量最少的前幾項商品, 使報損更新庫存。

　　4 結(jié)論

　　系統(tǒng)從符合操作簡便、界面靈活、實用安全的要求出發(fā), 完成進貨、銷售、庫存管理的全過程。系統(tǒng)部分實現(xiàn)了ER P的功能, 做到了降低實施成本, 減少實施風(fēng)險, 加快實施進度, 增加投資回報。